Types de systèmes de paie

Un système de paie manuelle doit être choisi après mûre réflexion. Ce système exige que la personne de la paie pour traiter l`ensemble de la masse salariale par Hand- augmentant la probabilité d`erreurs. Les employeurs devraient aller avec un système de paie manuelle seulement si elles ont peu d`employés. L`avantage de ce système est qu`il est peu coûteux à mettre en œuvre.

Les employeurs peuvent acheter feuilles de temps standard dans un magasin fixe et ont employés les compléter. L`employeur peut effectuer des calculs salariaux et fiscaux sur une moignons calculatrice, fiche de paye à la main d`écriture / rémunération ou d`utiliser une machine à écrire et de garder les données de paie sur support papier dans des boîtes de stockage. Pourtant, d`essayer d`utiliser ce système si l`on est pas bien informés sur les lois de la paie, ou si la masse salariale est trop grande, peut se traduire par chèque inexact et le traitement fiscal.

Le système interne en informatisé est une alternative viable si un employeur veut éliminer le traitement manuel de la paie. Ce système implique l`utilisation d`un logiciel de paie, tels que les Z-Pay, UltiPro et QuickBooks, qui permet de stocker les données de paie pour le respect de la tenue des dossiers. Il calcule les salaires et les déductions basées sur les données entrées. Par exemple, la personne de la paie serait entrer dans le statut de dépôt de l`employé, état de travail et des allocations dans le logiciel de paie. Le logiciel de paie a les tables de retenues fédérales et étatiques codées en dur dans le système et effectue les calculs.

Ce système exige que l`employé à investir dans, et de maintenir, logiciel de paie. Selon la complexité du logiciel, le personnel de la paie peut exiger une formation approfondie. Si la masse salariale est petite, une seule personne de la paie peut gérer le traitement de la paie. Mais si la masse salariale est grande, avec des milliers d`employés, un employeur aurait besoin d`embaucher un personnel de paie complète, qui peut inclure commis à la paie / assistant, spécialiste de la paie, le superviseur de la paie et le gestionnaire de la paie. Ce système peut se révéler coûteux pour les employeurs.

L`externalisation de la paie à un fournisseur de services de paie est souvent rentable et gain de temps alternative pour les employeurs. Services de paie ont des professionnels de la paie de la masse salariale de ce que les clients du processus, y compris les paiements par dépôt direct, les chèques vivants et W-2 traitement. Les employeurs paient un forfait pour ce service, ce qui élimine la nécessité de payer un salaire et des avantages sur le site personnel de la paie. En outre, les employeurs ne doivent pas faire face à des pépins logiciels de paie. En fin de compte, l`externalisation de paie donne un temps de l`employeur de se concentrer sur d`autres tâches.

De nombreux fournisseurs de services de paie offrent des solutions de paie en ligne, qui permettent aux employeurs d`accéder aux données de paie des employés et des registres de paie en ligne. En outre, les services de paie offrent généralement des clients différents modes de transmission des heures de paie pour chaque période de paie, tels que par télécopieur, par courriel ou en ligne.

L`inconvénient de l`externalisation est que lorsque les employés ont la paie des préoccupations, une aide immédiate pourrait ne pas être disponible. En outre, quand un service de paie fait certaines erreurs de taxe sur les salaires, l`IRS pénalise l`employeur, et non le service de paie. En conséquence, certains employeurs embauchent un administrateur sur le site de paie, qui travaille comme agent de liaison pour le service de la paie et l`employeur.