Un système de paie est le moyen par lequel vous traitez votre paie de sorte que les exigences fédérales et étatiques nécessaires peuvent être satisfaites. Plus précisément, le ministère du Travail des Etats-Unis vous oblige à indemniser les employés correctement et sur Time- l`Internal Revenue Service exige taxe sur les salaires fédéral withholding- le département du travail de l`Etat vous oblige à appliquer les lois du travail de l`État, et l`agence d`imposition de l`État exige l`état retenue d`impôt sur les salaires. Lors de la conception d`un système de paie, choisir celui qui convient le mieux à vos besoins.
Évaluer vos besoins de paie pour déterminer le système approprié. Le système manuel nécessite un traitement de la paie à la main. Il a un risque accru d`erreur pour l`utiliser uniquement si vous avez quelques employés. La maison d`en système informatique nécessite un traitement par l`intermédiaire d`un logiciel de paie. Utilisez-le pour simplifier le traitement de la paie. Le système externe nécessite fonctions de paie externalisation à un prestataire de services de paie. Utilisez-le si vous voulez éliminer ou de réduire considérablement vos tâches de paie-traitement.
Créer le système manuel, si tel est celui que vous choisissez. Acheter des feuilles de temps standard dans un magasin de fournitures de bureau, ou les créer avec un programme de bains tableur ou bureau. Achetez chèques de paie en blanc à partir d`un magasin de fournitures de bureau, ou utiliser vos chèques bancaires. Utilisez une machine à écrire pour imprimer les chèques de paie ou écrire à la main eux.
Ce système vous oblige à calculer manuellement les salaires et les déductions. Restez au courant de la retenue fédérale, déclaration fiscale et les lois de dépôt d`impôt via IRS Circulaire E. Contactez votre agence de recettes de l`Etat pour les lignes directrices de l`impôt sur la masse salariale de l`Etat. Triple vérifier la masse salariale avant d`émettre les chèques de paie. Fichier des copies papier des rapports de paie dans une zone confidentielle.
Rendre le système interne informatisé si c`est celui que vous choisissez. Achetez le logiciel de paie qui répond le mieux à vos besoins. Les petites entreprises, par exemple, peuvent utiliser QuickBooks, les entreprises de taille moyenne peuvent utiliser ultime logiciel et les grandes entreprises peuvent aller avec Mangrove. Vous pouvez avoir vos employés horaires poinçonner une horloge temps régulier, mais un système informatisé d`horloge de temps, comme Kronos, est plus efficace car il vous permet d`importer le temps dans le logiciel de paie. Le logiciel calcule les salaires et les déductions, permet le dépôt direct, imprime les chèques de paie et les talons de paie, a les tables de retenues d`impôt fédéraux et d`État intégrés dans le système, et enregistre et les rapports imprimés de paie.
Rendre le système externe si vous choisissez cette voie. La plupart des fournisseurs de services de paie vous demandent de télécharger vos heures de paie par Internet, ou les envoyer par télécopieur ou par courriel. Le fournisseur traite votre paie et vous envoie les chèques de paie et des rapports de paie par chaque paie. Certaines entreprises vous permettent d`accéder en ligne à leur système, qui vous permet d`imprimer des rapports et des chèques de paie à votre propre imprimante laser.
Lors de l`établissement de ce système, le fournisseur doit vous faire signer un accord mutuel et contrat détaillant ses services et vous donner une liste de ses prix. Aux fins de dépôt direct, donne au fournisseur de votre compte bancaire et le numéro de routage. Si le fournisseur sera en charge vos impôts et d`avantages sociaux des affaires, il devrait vous faire signer un document power-of-avocat qui lui donne la permission.
Conseils & Avertissements
- Vous pouvez encourir des frais IRS pour les erreurs d`imposition un tiers fait. Par conséquent, toujours vérifier le travail du fournisseur de services de paie.
- Créer un organigramme pour votre système de paie. Le graphique montre les tâches impliquées dans le traitement de votre masse salariale du début à la fin en fonction du système choisi.
