Un système de paie est le moyen par lequel vous traitez votre paie. Vous ne pouvez pas traiter votre paie sans un système de paie. Les trois types de système de paie sont manuelles, en interne informatisé, et externe (sous-traitance). Le système manuel nécessite que vous traitez votre paie par la main de la maison en informatisé utilise un logiciel de paie pour traiter le payroll- signifie que le système externe, vous externalisez votre paie à un fournisseur de services de paie. Un organigramme du système de paie montre la séquence dans laquelle vous traitez votre paie. Il rationalise le traitement de la paie et vous aide à rester sur la bonne voie.
Concevoir l`organigramme avec un programme de la suite bureautique - ce qui est le meilleur itinéraire pour un look professionnel. Cependant, vous pouvez dessiner le graphique à la main. Créer des boîtes et des flèches, ce qui montre le flux de votre traitement de la paie, comme où il démarre et se termine.
Créer un organigramme pour un système de paie manuel. L`organigramme doit montrer toutes les tâches manuelles impliquées dans le traitement de votre paie par ce système.
Exemple: Rassemblez les cartes de temps, vérifier les cartes de temps pour la conformité, les superviseurs de contact concernant manquants ou des cartes de temps douteux, et manuellement calculer des cartes de temps. Créer une séquence impliquant les paie traitement fonctions, telles que le calcul manuellement les retenues obligatoires wages- telles que les taxes sur les salaires et les déductions volontaires garnishments- de salaire tels que la retraite et de la santé et Avantages-création des chèques de paie. Faire une autre séquence montrant fonctions de post-traitement, telles que créer manuellement le fichier registre de paie, de créer et de publier des entrées de journal, la rémunération dans la banque les employés de dépôt de, et de distribuer les chèques de paie.
Faire un organigramme pour le système informatique en interne. Ce système élimine le traitement manuel. Faire l`organigramme spécifique aux exigences de votre logiciel de paie.
Exemple: télécharger les données chronométriques dans le logiciel de paie, examiner les données de chronométrage et d`enquêter sur les analyses manquantes, le processus de paie via le logiciel de paie, rapport de prétraitement d`impression, double-vérifier la paie via le rapport de pré-traitement, apporter les changements nécessaires, créer et envoyer le fichier de dépôt direct à la banque, le dépôt les fonds sociaux et les paiements de taxe sur les salaires dans la banque, et fermer la liste de paie. Notamment, lorsque vous fermez la masse salariale, il enregistre les données de paie entières pour la période de paie dans le système.
Créer un organigramme pour le système externe. Lorsque vous confiez votre paie, le fournisseur de services de paie exige que vous leur envoyez les données de paie chaque période de paie. Le fournisseur permet généralement d`envoyer les données par fax, e-mail ou en ligne. L`organigramme devrait inclure les détails de la méthode requise.
Exemple de méthode en ligne: examen des données chronométriques, superviseur de contact pour le chronométrage de clarification, les modifications de la paie des employés d`entrée de données et de chronométrage dans le système du fournisseur, vérifier les données saisies via le système en ligne du fournisseur, double vérification et déposent les données de paie reçues du fournisseur et distribuer les chèques de paie.
Conseils & Avertissements
- Concevoir l`organigramme de sorte qu`il se rapporte à chaque traitement de la paie. Mettre à jour l`organigramme lorsqu`un changement se produit dans le système de paie.
- L`organigramme devrait inclure vos obligations en matière de taxe sur les salaires fédéraux et d`État, comme les paiements d`impôt sur le revenu et les rapports, y compris W-2 traitement.
