Les plans de communication, qu`ils soient à usage interne ou externe, devraient favoriser la confiance et la confiance. Ils devraient aider la direction et les employés de communiquer efficacement entre eux et transmettre des messages clés aux intervenants extérieurs - fournisseurs, les clients et les investisseurs. Écoutez ces parties prenantes, comprendre leurs préoccupations et noter leurs questions, puis créer un plan de communication adapté à leurs besoins. plans de communication de l`organisation peuvent avoir différents messages, mais leur création implique quelques étapes de base.
Procéder à une évaluation des besoins. Documenter les besoins de communication de façon suffisamment détaillée, y compris les zones particulièrement sensibles et les réactions du public possibles. Par exemple, si vous préparez un plan de communication pour une fermeture de l`usine imminente, comprendre l`impact qu`elle pourrait avoir sur les travailleurs et leur communauté dans le cadre de l`évaluation des besoins.
Définir les objectifs. Brièvement et clairement définir les objectifs de votre plan de communication. Les objectifs doivent être spécifiques, réalistes et mesurables. Par exemple, si l`entreprise est sur le point d`annoncer une fusion, les objectifs pourraient être énoncés comme: "Veiller à ce que tous les employés de l`entreprise, les actionnaires et les analystes financiers sont au courant de la raison. Organisez une conférence de presse commune par la haute direction des deux sociétés le jour de l`accord formel. Diffusez tous les détails de la fusion pertinentes sur le site Web des relations avec les investisseurs."
Analyser le public cible pour façonner votre message. Dans l`exemple de la fermeture de l`usine, il y aurait deux messages: l`un pour les employés qui seront directement touchés, et un autre pour la communauté en général. Pour les fusions, les entreprises planifient souvent deux à trois présentations conjointes: un pour les médias, l`un pour les analystes financiers qui va dans une analyse financière détaillée et un troisième pour les employés des organisations respectives.
Décider du message. Idéalement, il devrait y avoir un ou deux points clés, sinon le message peut devenir confus. Dans les exemples à la fois la fermeture de l`usine et de fusion, le message principal serait la raison - pourquoi les actions sont nécessaires à ce moment particulier. Soyez optimiste. Même dans des circonstances économiques difficiles, chercher des développements positifs - par exemple, une nouvelle victoire de client ou un nouveau lancement de produit - qui peut servir comme une augmentation de moral pour vos employés.
Planifier la livraison. Identifier le personnel clé et allouer les ressources nécessaires. Par exemple, si vous avez l`intention de mettre en œuvre un nouveau système de technologie de l`information, vous pouvez avoir à planifier la classe multiple et des sessions de formation sur le Web. Cela peut également impliquer des séances de formation des formateurs pour un groupe de base de formateurs qui vont former et encadrer tous les autres employés.
Évaluer l`efficacité de votre plan de communication. Un sondage en ligne simple ou d`un questionnaire hébergé sur l`intranet de l`entreprise pourraient être suffisantes. Certaines organisations embauchent des organisations de bureaux extérieurs pour surveiller leurs employés sur les principales initiatives de communication d`entreprise. Vous pouvez également obtenir un sens général en parlant à vos gestionnaires et les employés et d`évaluer si elles ont entendu et compris les éléments clés de votre message. Écoutez les commentaires et poser des questions de suivi de sorte que vous pouvez affiner le plan de communication.
