Comment faire et formater une lettre de plainte

Créer votre lettre en utilisant le format plein bloc, qui est préféré par la plupart des entreprises aux États-Unis. gauche, justifier toutes les parties de la lettre. Vous pouvez insérer un colon ou une virgule après la salutation et une virgule après la clôture gratuit. Alternativement, vous pouvez omettre la ponctuation.

Commencez la date de 6 à 10 lignes ci-dessous l`en-tête ou en-tête. Utilisez le format américain, par exemple, le 15 Janvier 2011.

Laissez quatre à six lignes entre la date et l`adresse à l`intérieur. Inclure le nom et le titre des affaires de la personne de contact. Téléphonez l`entreprise standard et demander le nom et le titre du gestionnaire approprié. Confirmer la bonne orthographe de son / son nom. Si vous ne pouvez pas identifier un nom, utilisez un titre approprié, tel que le "Gestionnaire de service à la clientèle."

Laissez deux lignes vides et entrez le salut. Ne pas utiliser "Cher Monsieur ou Madame» ou «À qui de droit." Utilisez le nom du destinataire avec le titre personnel approprié. Si vous êtes incertain au sujet du sexe, utiliser "Cher Chris Smith."

Double espace et commencer le corps de la lettre. Utilisez au moins trois paragraphes de la lettre, en laissant un espace double entre eux. Comme vous composez votre lettre, reportez-vous à toutes les factures ou autres documents que vous avez reçus de la société. Veiller à ce que tous les noms de produits, les prix et d`autres détails sont exacts.

Commencez sur une note positive. Utilisez le premier paragraphe pour mentionner votre fidélité à la marque ou la société. Par exemple, «Je l`ai toujours aimé l`achat de meubles à votre magasin. Je comprends le merveilleux conseil que je l`ai reçu de votre en magasin décorateur et très à l`aise avec tous mes achats."

Utilisez le deuxième alinéa pour inclure tous les détails que le lecteur a besoin de savoir pour traiter votre plainte. Par exemple, "Le 25 Février 2011, j`ai commandé une housse de couette (ordre de # 5768, bleu imprimé floral, queen size) de votre catalogue en ligne. Deux semaines plus tard, je reçus la housse de couette. Après le déballage, je découvre une forte odeur métallique, qui se traînait après deux lavages de la machine. Ci-joint une copie de l`ordre d`expédition ". Ne pas envoyer les originaux des reçus ou d`autres documents.

Indiquez vos attentes dans le troisième paragraphe. Par exemple, «Puisque la fonction de vapeur du fer ne fonctionne pas correctement, je prévois un remboursement complet et immédiat de 52,38 $ plus les frais de port, je payé pour le retour du fer. Je vais attendre 4 semaines pour votre réponse. Si je n`entends de vous, je vais contacter le Better Business Bureau. "

Laissez deux lignes vides et entrez une fermeture complémentaire approprié, tel que «Sincèrement» ou «Sincèrement.» Laissez quatre à six lignes blanches pour votre signature. Juste en dessous, entrez votre signature dactylographiée.

Double espace et entrer enceinte (s).