Dans le corps diplomatique, il est important que toutes les invitations, les demandes et les questions soient posées par écrit. Par conséquent, si vous avez une entreprise avec une ambassade, vous devrez écrire une lettre. Comme les bonnes manières, les compétences appropriées d`écriture sont attendus dans les milieux diplomatiques et les gens sont jugés par la façon dont ils suivent le protocole. Rédaction d`une lettre à un ambassadeur est pas difficile. Il faut juste que vous suivez quelques règles de base.
Utilisez le format de bloc. Ceci est le style accepté dans lequel tout le texte commence au ras du côté gauche de la page. Plutôt que de l`indentation, laisser un espace entre chaque paragraphe.
Utilisez-tête et laisser un espace entre l`adresse et la date. Si vous ne disposez pas d`en-tête, entrez votre adresse dans le coin en haut à gauche, puis ajoutez un espace et entrez la date.
Laissez un espace après la date et entrez l`adresse à l`intérieur. Ecrire "Le (nom complet) Honorable, Ambassadeur des Etats-Unis sur la première ligne et suivre avec l`ambassade américaine et l`adresse.
Ecrire (son) Excellence, l`Ambassadeur (nom complet), sur la première ligne, si vous écrivez à un ambassadeur étranger. Ecrire Ambassade de (pays) et de suivre avec l`adresse. L`adresse à l`intérieur est ce qui sépare les lettres d`affaires de lettres amicales, ainsi que l`adresse est le même que celui qui va sur l`enveloppe.
Laissez un espace suivant l`adresse à l`intérieur, puis écrire la salutation. Le format correct est "Cher (M. ou Madame) Ambassadeur" pour un ambassadeur américain et «Votre Excellence» pour un ambassadeur étranger.
Laissez un espace nouveau, et commencer le corps de la lettre. Expliquez pourquoi vous écrivez à l`ambassadeur. Obtenez directement au point en disant: «Je vous écris à la demande ...."
Gardez vos phrases et paragraphes courts. Ne pas utiliser un grand mot quand un petit va faire. Maintenir un ton professionnel en tout temps lorsque vous écrivez une lettre à un ambassadeur.
Composez un court paragraphe, en veillant à laisser une fois de plus un espace entre les paragraphes, et fournir toute information à l`appui. Si, par exemple, vous écrivez à demander à l`ambassadeur de parler lors d`une cérémonie, fournir le temps, la date et les détails des sites.
Lancer un paragraphe final en remerciant l`ambassadeur pour son temps et pour l`examen de votre demande. Laissez un espace entre la section finale et la fermeture.
Terminez votre lettre avec "Sincèrement vôtre." Laissez trois ou quatre espaces pour votre signature, puis tapez votre nom.
Vérifiez l`orthographe et de frappe des erreurs. Lire la lettre à haute voix et écouter la tonalité. Modifier en conséquence.
