Une lettre de plainte sert un enregistrement permanent de votre grief à un individu ou une organisation. Une lettre bien écrite mentionne clairement le problème que vous avez rencontré avec un produit ou un service particulier et la résolution attendue. Lors de la rédaction de votre lettre, adopter un ton calme et professionnel. Evitez toute menace, rants indignes, le sarcasme ou un langage inapproprié. Dans la plupart des cas, vous écrivez une lettre à une personne qui n`a pas été responsable de votre problème, mais il peut être utile pour le résoudre.
Adressez votre lettre à une personne spécifique. Ne pas utiliser "Cher Monsieur" ou "À qui cela concerne." Téléphonez l`entreprise standard et demander le nom et le titre du gestionnaire approprié. Confirmer la bonne orthographe de son nom. Si vous ne pouvez pas identifier un nom, utilisez un titre approprié tel que "Gestionnaire de service à la clientèle."
Utilisez un stylo et du papier ou le projet de version de votre programme de traitement de texte pour enregistrer tous les détails pertinents à votre plainte. Inclure des informations telles que le nom du produit et description, numéro de commande, nom de marque, numéro de modèle, le prix et la date d`achat. Photocopier tous les documents relatifs à votre plainte. Relisez toutes les informations et veiller à ce que votre plainte est légitime.
Commencez la lettre sur une note positive. Utilisez le premier paragraphe pour discuter de certains aspects positifs de l`organisation. Par exemple, vous pouvez mentionner votre fidélité à la marque ou des opérations spécifiques avec le personnel de l`entreprise. Par exemple, "Dans le passé, je l`ai aimé visiter votre magasin. Bon nombre des associés de ventes me saluer par leur nom et sortir de leur façon de vous assurer que je suis satisfait de mes achats."
État de la nature de votre plainte au deuxième alinéa. Inclure tous les détails que le lecteur a besoin de savoir pour traiter votre plainte. Par exemple, "Dans les conditions de ma garantie de 30 jours, je retourne le moniteur ai acheté le 7 Mars 2011, pour 373,89 $. Ci-joint une photocopie du reçu." Ne pas envoyer les originaux des reçus ou d`autres documents.
Utilisez le troisième paragraphe à indiquer clairement vos attentes. Par exemple, "Depuis le grille-pain ne fonctionne pas comme indiqué par le fabricant, je prévois un remboursement complet et immédiat de 47,83 $ plus les frais de port, je payé pour le retour du grille-pain. Je vais attendre quatre semaines pour votre réponse. Si je ne reçois pas de vous, je vais contacter le Better Business Bureau."
Conseils & Avertissements
- Indiquez votre nom, adresse, numéro de téléphone et adresse e-mail.
- Ecrire des paragraphes courts et de garder la longueur de la lettre à une page.
- Demandez à un ami ou un parent de confiance de relire votre lettre. En plus de vérifier l`orthographe et les erreurs grammaticales, elle doit veiller à ce que le ton de la lettre est appropriée.
