Lorsque vous avez besoin d`écrire une lettre de plainte ou rendre quelqu`un au courant d`un problème que vous rencontrez, vous êtes susceptible d`obtenir plus de résultats si vous écrivez une lettre de tact, plutôt que d`une lettre impoli ou franchement désagréable. Les gens vont probablement être plus sensible à votre plainte, problème, question ou suggestion si vous utilisez tact. Cependant, parfois, cela peut être difficile, surtout si vous avez un attachement émotionnel ou de fortes sensations fortes en ce qui concerne le sujet de la lettre.
Aborder la question tout de suite. Dans le premier paragraphe, expliquez pourquoi vous écrivez la lettre. Inclure seulement les faits, et non pas votre opinion à ce point. Lorsque vous commencez à donner votre avis, qui est là que vous risquez de perdre votre délicatesse.
Ajouter un compliment. Une fois que vous expliquez le problème, complimenter la personne ou de la société. Par exemple, une lettre de plainte au sujet d`un produit peut maintenant expliquer que vous avez été un client fidèle et sont généralement très satisfaits du produit.
Évitez de donner des conseils et à la place, la phrase vos commentaires sous la forme d`une question, comme, "Pourriez-vous s`il vous plaît jeter un oeil à ma proposition?"
Parlez de la façon de faire ce que vous proposez ou ce que vous demandez sera mutuellement bénéfique. Par exemple, lorsque la rectification d`une plainte auprès d`un remboursement, vous êtes heureux parce que vous avez obtenu votre argent et l`entreprise bénéficie de ne pas perdre un client. Vous aurez également alors dire à vos amis et la famille que la société a été utile dans la résolution de votre plainte, ce qui peut créer des clients plus fidèles. Soyez prudent avec le libellé de cette section. Restez positif et poli de rester discret.
Inclure une solution acceptable à la fin de votre lettre. Cela pourrait être reçoit un remboursement, obtenir quelque chose réparée, ayant une question réponse ou avoir votre suggestion considérée. Utilisez poli, pas le langage énergique et inclure le mot s`il vous plaît, comme, "S`il vous plaît examiner cette suggestion et laissez-moi savoir s`il y a quelque chose que je peux faire pour aider la mise en œuvre de ce nouveau programme."
