L`adage au sujet de la roue qui grince est souvent vrai quand vous voulez résoudre un problème où vous avez reçu un mauvais service ou un produit défectueux. Si vous avez tenté de résoudre votre insatisfaction avec les représentants du gestionnaire de magasin ou service à la clientèle, envisager d`écrire une lettre au PDG de la société - le chef de la direction. Prendre le temps d`écrire une lettre qui indique vos préoccupations, ainsi que des informations qui corroborent votre demande, peut travailler à votre avantage.
Rassemblez tous les renseignements possibles sur votre plainte. Cela peut inclure la correspondance précédente avec les représentants du service à la clientèle, les dossiers de paiement et la preuve d`un produit défectueux, un mauvais service ou toute autre preuve qui justifie votre demande. Assemblez vos documents et informations dans l`ordre chronologique pour illustrer la période à partir de laquelle vous avez rencontré d`abord le déficit du présent.
Projet de la chronologie des événements. Si nécessaire, commencez votre chronologie à partir du moment où vous avez souscrit au service ou initialement acheté le produit. Inclure des informations pertinentes telles que les dates de service, description du produit, le modèle et les numéros de série. Affiner votre projet avec des informations spécifiques qui affirme votre droit à un produit de remplacement ou d`un service de réparation. Par exemple, si vous avez connu le service téléphonique à domicile pauvres, recueillir de l`information sur le moment où vous avez déjà signalé le service ainsi que des techniciens qui ont tenté de réparer votre service téléphonique.
Recherche de la société, y compris le produit ou service spécifique. ressources en ligne d`accès pour les informations générées par l`utilisateur sur les clients satisfaits et insatisfaits. Revoir leurs plaintes et le cours de l`action ils ont suivi pour résoudre leurs problèmes. Obtenir des informations sur l`entreprise à partir des bases de données et centres d`échange commerciaux tels que le Better Business Bureau. Selon l`industrie, contacter les ressources du gouvernement pour obtenir des informations sur la façon de déposer une plainte. Par exemple, la Federal Trade Commission est une ressource pour les personnes ayant des plaintes contre les entreprises.
Ecrire le corps de votre lettre, en commençant par une introduction. Expliquez que vous écrivez au chef de la direction parce que vous n`avez pas reçu une réponse satisfaisante de votre contact préalable avec le service client ou un autre représentant de la société. Composez une introduction agréable, libre de sarcasme et de colère. La meilleure façon de résoudre les problèmes est par la coopération, mais l`esprit sarcastique ou lettres écrites d`une manière condescendante ne recevra pas la réponse positive que vous recherchez.
Insérez votre chronologie. Si nécessaire, rogner les détails dans votre lettre pour maintenir seulement les points essentiels. Votre lettre doit également indiquer que vous avez des informations complémentaires que vous fera un plaisir de partager une conversation téléphonique ou communication ultérieure. Exprimez votre intérêt à résoudre la question aussi rapidement que possible afin de ne pas prendre des ressources inutiles. Inclure les informations de contact et votre disponibilité pour un appel téléphonique ou d`une réunion en face-à-face. Expédition votre lettre ou e-mail et conserver une copie pour vos dossiers personnels.
