rapports de service sont des documents écrits par les représentants du service à la clientèle pour le suivi de la qualité d`un produit ou d`un service. La direction utilise ces rapports pour formuler des plans sur la façon de modifier le produit ou modifier les protocoles de service pour une meilleure expérience client. Ceci est important parce que ces adaptations peuvent entraîner une meilleure rétention et références clients, qui à son tour peut se traduire par une augmentation des recettes pour l`entreprise. Lorsque vous écrivez un rapport de service, il est donc important que vous présenter de l`information qui est à la fois clair et précieux pour le développement des affaires.
Écrivez le nom et les coordonnées du client, y compris son adresse e-mail si applicable.
Indiquez la marque, le numéro de modèle, numéro de série, date d`achat et le temps de l`appel à la clientèle ou visiter pour les produits axés sur les rapports de service. Donner un titre de service et description du service au lieu de la marque, le modèle et de série si le rapport de service traite un service seulement.
Décrivez le problème, en notant les commentaires spécifiques des clients sur le produit ou service. Indiquez si le problème a été récurrent.
Lister les produits ou services rendus ou donnés pour remédier à la plainte du client spécifiques. Par exemple, si votre entreprise traite dans les ordinateurs et les logiciels, vous pourriez écrire "Ran chèques de disque pour localiser les secteurs défectueux d`entraînement" si le client soupçonne que son disque dur a été un échec.
Liste de la cause du problème, y compris des problèmes avec le personnel. Indiquer quelles parties étaient défectueuses, le cas échéant.
Écrire un paragraphe dans lequel vous incluez des remarques ou des notes qui pourraient aider à éviter ou traiter des plaintes semblables à l`avenir. Par exemple, vous pourriez noter que la plainte a été transmise à une équipe spécifique, quel est le problème semble indiquer sur une plus grande échelle pour l`entreprise ou un outil spécifique sera nécessaire pour fixer le long terme d`émission.
Fournir une note de base de la satisfaction du client utilisant les lignes directrices établies par votre entreprise (par exemple, 10 est égal absolument satisifed).
Signer et dater le rapport.
Conseils & Avertissements
- De nombreux sites proposent des modèles pour les rapports de service qui ont des sections pour les informations indiquées ici. En utilisant un tel modèle, ou la création d`un modèle de votre propre, se traduira par la collecte de données plus cohérente à partir de plusieurs représentants du service à la clientèle.
- Gardez le libellé de votre rapport aussi concis que possible. Évitez d`utiliser "je" langue complètement. phrases incomplètes dans lequel le sujet est comprise et qui commencent avec les verbes sont acceptables (par exemple, "remplacement prévue [partie]"), Ainsi que les balles. rapports des clients devraient être très rapide à lire et à créer, car un représentant peut avoir à préparer des dizaines dans une journée.
- Assurez-vous d`indiquer le nom du représentant qui a traité l`appel ou une visite, même si elle vous était.
