Une expérience négative avec un employé désagréable qui vous fait voir rouge ou une expérience avec un employé qui sort de sa façon de vous donner une expérience positive avec la société, il travaille pour avoir une chose en commun - les deux peuvent vous inspirer pour écrire un lettre au siège de la société. Que vous écriviez pour compléter ou de se plaindre, il y a quelques techniques de base que vous pouvez utiliser pour décrire votre expérience de service à la clientèle clairement quand contactant la société.
Inclure les détails dans votre description, tels que l`emplacement où vous avez reçu le service, les noms et prénoms de l`employé qui vous et la date et l`heure du service assisté. Par exemple, "je suis attendu par Patty Smith dans votre magasin Fifth Street le mercredi 5 janvier 2011 à 09h00"
Décrire en détail le problème ou la question qui vous a amené à contacter le service à la clientèle. Était-ce une question sur un produit, une plainte de service ou un élément dont vous avez besoin pour revenir? Par exemple, "je suis allé au bureau de service à la clientèle pour retourner un chandail pourpre qui avait un trou dans le coude."
Détail de la réponse du représentant du service à la clientèle. Par exemple, "Patty est sorti de sa façon d`aider me échanger le pull avec le trou. Quand il était indisponible à l`emplacement Fifth Street, elle a appelé cinq autres magasins pour trouver le chandail dans ma taille."
Décrivez comment l`expérience vous a affecté en tant que client. Expliquez comment l`expérience vous a persuadé de rester un client fidèle ou comment il vous a fait décider de fréquenter des affaires d`un concurrent plutôt que de traiter avec l`emplacement où vous avez reçu un mauvais service. Par exemple, «À la suite de son service stellaire, je vais continuer à y magasiner."
Proposer un remède qui pourrait reprendre votre entreprise après une expérience négative. Par exemple, «Je serais prêt à envisager de louer une voiture à partir de ABC Location de voitures à nouveau si vous remédier à cette situation en supprimant les charges pour l`assurance que je initialement refusé ma carte de crédit."
