Pour les entreprises qui comptent sur garder les clients heureux, il est important d`évaluer en permanence et, si nécessaire, modifier les processus et les procédures de service à la clientèle qui pourrait conduire à l`insatisfaction des clients. Souvent, avant que les entreprises changent un processus de service à la clientèle, ils évaluent plusieurs propositions portant sur le problème. Rédaction d`une proposition visant à modifier un processus de service à la clientèle ou de la procédure vous oblige à évaluer le processus actuel en place et le comparer à un processus que vous croyez conduira à une plus grande satisfaction du client.
Expliquer les buts de votre proposition et indiquer aux lecteurs comment et pourquoi votre proposition leur sera bénéfique. Par exemple, vous pouvez indiquer qu`un changement dans un certain processus de service à la clientèle va augmenter la satisfaction du client.
Décrivez le problème vos adresses de proposition. Par exemple, une procédure actuelle nécessite souvent les clients à attendre en attente pendant plus de deux minutes.
Dressez la liste des objectifs de votre proposition. Un objectif devrait porter sur la comparaison des pratiques de service à la clientèle actuelle avec les pratiques proposées. Un deuxième objectif doit porter sur le remplacement des procédures de service à la clientèle obsolètes ou inefficaces.
Expliquez la ou les procédures client que vous croyez résoudre les procédures de problèmes articulés. Par exemple, vous pourriez proposer de passer à un programme de réponse du service client automatisé.
Détail de la façon dont votre procédure proposée va résoudre le problème que vous avez décrit au début de la proposition. Inclure une explication de l`augmentation de l`efficacité ou de la satisfaction des clients.
Lister les ressources nécessaires pour effectuer le changement de procédure nécessaire. Cela inclut le personnel, l`équipement et la formation, ainsi que le temps d`installation.
Planifier la transition de l`ancienne procédure à la nouvelle procédure. Inclure une date limite absolue à laquelle la transition doit être rempli, ainsi que des mini-délais pour les différentes composantes de la transition. Par exemple, vous pourriez dire la refonte doit être complété dans son intégralité par le début du prochain trimestre de l`entreprise, mais que 25 pour cent du système doit être achevé deux mois avant afin d`effectuer des tests.
Décrivez le contexte et l`expérience antérieure qui vous qualifie pour conduire la refonte de la procédure proposée. Inclure d`autres projets sur lesquels vous avez participé, ainsi que votre dossier d`améliorer la satisfaction du client ou de l`efficacité de la procédure.
Décrire la structure de gestion du processus de révision, y compris les gestionnaires, formateurs, spécialistes des systèmes et ainsi de suite.
Liste et expliquer les coûts associés au changement de procédure. Assurez-vous que chaque coût indiqué correspond directement à une ressource nécessaire. Tous les coûts doivent associer les ressources nécessaires.
Résumer le processus de modification des procédures de service à la clientèle, y compris les coûts, le calendrier et les ressources. Fermer la conclusion de votre proposition avec une explication finale de l`importance du changement de procédure.
