Si vous êtes un employé passionné et vous remarquez que certaines des procédures à votre travail pourrait être amélioré, vous pouvez envisager d`écrire une proposition visant à introduire de nouvelles procédures. Ce genre d`une lettre de proposition (ou e-mail) peut être classée comme une proposition interne. Rédaction de propositions internes est un peu différent que d`écrire les externes. Parce que vous écrivez pour les personnes qui travaillent dans la même organisation que vous faites, vous pouvez utiliser votre jargon interne et être moins sensible sur l`utilisation de l`information confidentielle.
Créer un plan pour votre proposition. Déterminer le public à qui vous adresser la proposition. Si vous voulez que votre organisation à introduire un nouveau système de comptabilité, par exemple, communiquer avec le service de la comptabilité, peut-être le bureau du chef comptable. En outre, déterminer le but de votre proposition - la mise en œuvre d`un certain système de comptabilité, par exemple. En outre, vous mettre dans les chaussures des lecteurs. Cela vous permettra de mieux comprendre comment vous pourriez convaincre le public que votre proposition devrait être acceptée.
Commencez à écrire la proposition. Au tout début, indiquer explicitement et clairement le but de votre lettre. Par exemple, vous pouvez écrire, "Je vous écris cette lettre pour demander au Département de la comptabilité d`envisager la mise en œuvre du système de comptabilité ABC."
Décrire les procédures actuelles de votre organisation. Afficher les inefficacités dans les procédures actuelles. Par exemple, le système de comptabilité courante peut être trop de temps pour fonctionner. En outre, il peut faire des erreurs coûteuses.
Fournir une brève description des nouvelles procédures. Décrivez la façon dont ils seraient différents des anciens. Tout d`abord, décrire votre proposition en quelques phrases. Après cela, donner autant de détails qui peuvent être nécessaires. Cependant, gardez la lettre de proposition brève et concise.
Donner les arguments qui soutiennent la mise en œuvre des nouvelles procédures proposées. énumérer clairement les avantages que les nouvelles procédures peuvent apporter à l`organisation. Les avantages possibles pourraient inclure une plus grande productivité, une meilleure qualité des biens ou services produits, plus d`économies dans les matières premières et l`amélioration du moral des employés.
Sauvegardez votre proposition avec tous les documents, le cas échéant. Par exemple, de nouvelles procédures pourraient avoir été testées ailleurs dans votre organisation ou dans votre industrie. Mark tous les documents soutenant clairement et indiquer leur signification dans le texte de la lettre de proposition.
Fournir des détails sur la façon dont les procédures proposées peuvent être mises en œuvre dans votre organisation. Si vous proposez d`introduire un nouveau système comptable, la mise en œuvre pourrait se faire par étapes. Depuis quelque temps, les nouveaux et les anciens systèmes pourraient être utilisés simultanément. Après le nouveau système est testé, l`ancien système peut être éliminé.
Demandez à quelqu`un d`autre à lire la lettre de proposition avant de le soumettre. Demandez à la critique. Discuter de la proposition et identifier les points où elle peut être améliorée. Changer quelques phrases dans la proposition pour la rendre plus convaincante.
Soumettez votre proposition.
Conseils & Avertissements
- Utiliser un langage simple. Si vous avez besoin d`utiliser certains termes, donner leurs définitions, sauf si vous êtes certain que la personne qui lit la proposition est familier avec eux. En outre, donner la préférence à des phrases courtes qui sont clairs et précis.
