Méthodes de dépôt de document

Planifiez votre système de classement en déterminant les types de dossiers votre entreprise génère, leurs tailles, à quelle fréquence ils sont utilisés et le type de travailleurs qui ont besoin d`accès. Par exemple, vos reçus de clients ne peuvent prendre un morceau de papier, mais peuvent être nécessaires à votre service à la clientèle afin de déterminer si les retours de marchandises sont valides. Un catalogue peut fonctionner à plusieurs pages, mais peut être consultée chaque fois qu`un vendeur reçoit un appel, pour déterminer la disponibilité d`un produit. Votre équipement de dépôt est également important de la planification, et peut consister en des articles tels que des étiquettes, des dossiers, des dossiers suspendus et boîtes d`archives.

Dépôt des dossiers est un processus en plusieurs étapes qui commence par l`inspection d`un document afin de déterminer si elle doit être déposée à un moment donné. Le document est étiqueté pour vous assurer qu`il est stocké dans l`emplacement correct. Tri dispose de plusieurs documents dans un ordre déterminé pour le rendre plus facile à stocker. Enfin, le dépôt de lieux réels du document dans un dossier, qui est ensuite conservé dans un tiroir, selon le plan de classement. Etiquettes pour ces dossiers doivent faire face à l`utilisateur quand il ouvre un tiroir, pour le rendre plus facile à localiser un morceau de papier particulier.

Les différentes façons d`organiser les fichiers ont des avantages et des inconvénients, de sorte que vous pouvez vous retrouver avec une combinaison de méthodes. Alphabétique des groupes de dépôt des dossiers par les titres du document. Ces titres peuvent dépendre de noms commerciaux ou les noms de famille des individus, et sont utilisés dans l`ordre croissant de A à Z. Cette méthode est facilement extensible, mais souffre d`une répartition inégale de l`utilisation de la lettre. En outre, deux enregistrements différents peuvent avoir la même désignation. Systèmes de classement numériques en sorte que chaque enregistrement unique en utilisant une séquence prédéfinie de chiffres pour identifier chaque document. Cela rend l`accès plus rapide qu`avec les systèmes alphabétiques, mais nécessite un système d`indexation parce que les gens ne reconnaissent pas les numéros aussi facilement qu`ils le font noms.

Géographiques stocker les enregistrements des systèmes selon l`emplacement, et faire la compilation des statistiques par endroit plus facile. Parce que les règles et les règlements diffèrent souvent par zone, ce système permet les déclarants de décider instantanément quelles lois appliquer à ce que les dossiers. dépôt Sous réserve tient des registres par une caractéristique descriptive, et peut mettre des documents de différents types dans le même dossier. Cependant, il exige que le planificateur connaît l`entreprise à fond, elle peut créer des dossiers pour tous les sujets qui s`y rapportent. dépôt chronologique conserve des dossiers par date, ce qui rend facile d`accéder à des documents sur une base cyclique, comme l`octroi de licences voitures à la même date chaque année. Mais il est temps pour récupérer ces documents, parce que les gens ne sont généralement pas stocker ou rappeler des informations dans l`ordre chronologique. Ainsi, l`indexation est nécessaire.