Systèmes de classement pour le bureau

Déterminez si vous allez organiser les fichiers par ordre alphabétique par sujet, en utilisant numériquement un système de numérotation prédéterminé ou chronologique soit par date de création ou la date d`échéance. Créer des fichiers temporaires et permanents. Les fichiers temporaires sont actuellement fichiers actifs qui ont une date de fin attribué à laquelle le fichier peut être détruit ou placé avec des fichiers archivés. Des exemples de fichiers temporaires comprennent les projets en cours, des éléments d`action et de matériaux à lire. Des fichiers permanents sont ceux qui n`accessibles aussi souvent, mais doivent être conservés dans les archives pour référence future.

Écrivez vos titres et définitions étiquette dans un document qui peut être référencé. Par exemple, si vous utilisez un système de classement numérique, notez le sujet chaque numéro correspond à la liste et des exemples de documents qui seraient inclus dans ce sujet. Cela aide à maintenir la cohérence lors du dépôt de documents.

Créer des piles de documents temporaires, documents permanents et des ordures. Trier les documents avant de les inclure dans le système de classement. Ne pas déposer ce qui n`a pas besoin d`être sauvé.

Choisissez un emplacement de stockage de fichiers. Vous pouvez décider que les dossiers actifs temporaires doivent être déposées dans votre tiroir de bureau où ils sont facilement accessibles. Fichiers partagés au sein du personnel devraient être situés au centre du bureau. Si vous travaillez avec des fichiers qui doivent être protégés, tels que les fichiers contenant des renseignements personnels des clients, utilisez un classeur de verrouillage et déterminer qui dans le bureau auront accès.

Créez vos fichiers. fichiers d`étiquettes avec votre système alphabétique, numérique ou chronologique. Rappelez-vous que si vous voulez être précis avec vos titres d`étiquette, vous voulez également les titres pour être suffisamment large pour englober plusieurs types de documents. Par exemple, plutôt que d`étiqueter un fichier avec un nom spécifique de réunion créer un fichier pour les réunions auxquelles participent en un an et stocker tous les documents pertinents en elle. Cela vous empêche de créer de nombreux fichiers dans lesquels seulement un ou deux documents seront jamais stockés.