employés comptables traitent beaucoup de paperasse et sans un système de classement, le bureau peut rapidement devenir un gâchis. Il est commun pour les services comptables d`avoir de nombreux classeurs, y compris ceux verrouillés, pour sauvegarder la paie et autres informations confidentielles. L`accès aux dossiers financiers et des données devrait être limité - bureaux ne devraient pas être situés dans les espaces publics. La mise en œuvre d`un système de classement dans le bureau de la comptabilité pose certains défis, mais il peut être fait avec succès et d`augmenter l`efficacité du service.
Mettre en place deux types de fichiers. Un classeur ou un tiroir est pour les fichiers quotidiens, qui sont habituellement stockés loin après de fin d`année. Ces fichiers incluent la plupart de vos dépenses et revenus articles. Le deuxième type de fichiers concerne le stockage des articles permanent ou à long terme qui doivent être accessibles au fil du temps. Des exemples seraient des fichiers pour les politiques et les procédures, les contrats, les immobilisations, les polices d`assurance et d`autres documents qui ne peuvent être traînés loin après de fin d`année.
Fichier de documentation par type. Les charges sont déposées séparément de la masse salariale et d`autres domaines de la comptabilité. Ne pas mélanger et assortir. Si certaines opérations appartiennent à plus d`un domaine, comme les dépenses et les immobilisations, faire des copies de la paperasse et de mettre la documentation sur les deux fichiers. Les dépenses peuvent être classées en ordre alphabétique, par les noms des fournisseurs, tandis que les fichiers d`actifs fixes peuvent être classés par dates d`achat. En fonction de votre entreprise, la sauvegarde de revenu est déposée par date de réception ou de la date du dépôt pour faciliter les rapprochements bancaires plus tard.
Utilisez des couleurs différentes avec vos fichiers. Par exemple, vous pouvez déposer toutes vos dépenses dans des dossiers rouges, revenu en vert et des contrats dans des dossiers jaunes. Si vous êtes à la recherche d`un élément de revenu, aller tout droit pour les dossiers verts, d`économiser du temps et de l`énergie. Si vous voyez un fichier rouge autour de la pose, vous pouvez le déplacer vers le classeur correct sans problèmes ou des retards. la coordination des couleurs rend le dépôt facile.
Conseils & Avertissements
- Mettre en place un fichier chaud où vous mettez les articles qui ont besoin de votre attention immédiate et maintiennent que sur votre bureau.
