Avantages et inconvénients de dépôt chronologique

moyen de classement chronologique organisation des documents, reçus et autres documents à l`aide de la date sur le document ou la date à laquelle le fichier a été créé ou modifié. Le document le plus ancien est placé au début du fichier avec tous les documents ultérieurs étant placé de manière similaire en fonction de la date et le mois (par exemple 1 Août, 15 Septembre, 30 Août).

dépôt chronologique est une excellente méthode pour les achats importants et des relations d`affaires importantes. Tous les documents connexes sont conservés à partir de la date d`achat ou de début de la relation à jour en cours, ce qui vous permet d`expliquer précisément comment les événements ont eu lieu et ce que les gens ou les entités ont été impliqués. La rigueur du dépôt chronologique peut être particulièrement utile dans les litiges. dépôt chronologique vous permet également d`accéder rapidement aux documents spécifiques dont vous avez besoin sans chercher à travers l`ensemble du dossier, tant que vous savez que le délai dans lequel les documents ont été créés ou modifiés.

dépôt chronologique peut entraîner de gros fichiers qui prennent une grande quantité d`espace. En outre, les fichiers chronologiques peuvent contenir des papiers sans importance, comme des lettres de formulaire et la correspondance de routine, qui ne nécessitent pas d`être déposé. Puisque tous les documents relatifs à une affaire sont conservées, il peut être difficile de tirer facilement un document particulier que vous avez besoin si vous ne connaissez pas la date à laquelle il a été créé ou modifié. Une façon d`atténuer cet inconvénient est de maintenir un index de tous les documents dans le fichier avec une colonne énumérant la date du document et une deuxième colonne décrivant le document de sorte que vous pouvez facilement localiser un document particulier. L`indice devrait être mis à jour chaque fois qu`un nouveau document est ajouté au fichier.

Une autre méthode connexe, mais différent du dépôt, est inverse dépôt chronologique. En utilisant cette méthode, le nouveau document est placé au début du fichier avec tous les documents étant déposés de manière similaire (par exemple, Juin 1, 1er mai, 1er Avril). Que ce soit pour utiliser le chronologique ou inverse méthode chronologique est une préférence personnelle, mais beaucoup de gens préfèrent ce dernier pour le dépôt des éléments tels que la carte ou de services publics de crédit factures payées parce anciennes factures et confirmations de paiement peuvent rarement besoin d`être consultée.