Des suggestions sur la façon d`améliorer les procédures de bureau

Des recherches sur les domaines de l`organisation qui ne sont pas claires en écrivant une enquête et d`arpentage personnel. Demandez au personnel ce qu`ils ne sont pas claires au sujet, que ce soit leur rôle et les responsabilités, qui ils relèvent, ou comment faire certaines procédures correctement.

Créer un manuel de l`employé sur la base de ce que les employés ont besoin de précisions. Inclure aussi les politiques d`entreprise standard, y compris des informations sur l`environnement de bureau. Le personnel a besoin de savoir que les documents doivent être déposés en temps opportun, pour redresser leur bureau avant de quitter le travail, et à faire leur part pour créer un espace de travail propre.

Créer des procédures normalisées d`exploitation, ou SOP. SOP sont des instructions qui définissent le qui, quoi, où, pourquoi et comment de chaque tâche écrite. Créer un SOP pour chaque tâche que vous voulez le personnel à suivre. Inclure un paragraphe sommaire sur le processus, des instructions étape par étape sur la façon de le faire, et une liste de ressources si elles ont besoin de plus d`informations. Inclure une date dans le futur, de 6 à 12 mois loin, lorsque ce SOP sera revu et mis à jour. Inclure aussi le nom et les coordonnées de la personne dans l`organisation qui est responsable de cette procédure - de cette façon, le personnel sait qui contacter pour plus d`informations. Placez tous les SOP dans un cahier et rendre accessible à tous les employés afin qu`ils se tournent vers une procédure si elles ont besoin de vérifier quelque chose. Ecrire de nouvelles SOP pour de nouvelles procédures qui se posent et les ajouter au livre.

Donnez le manuel de l`employé à tous les employés actuels dès qu`il est terminé et aux nouveaux employés quand ils sont embauchés. Les employés peuvent améliorer la façon dont le bureau est exécuté s`ils savent ce qu`on attend d`eux.

Former les employés sur toutes les SOP qui leur sont applicables. Demandez à la personne du personnel qui est responsable du train de procédure autre du personnel en tête-à-tête ou en groupe. Former le personnel sur toutes les procédures après qu`ils sont développés, afin que le personnel sont claires sur ce qui est attendu d`eux quand faire cette procédure.

Tenir une journée de tout le personnel de nettoyage pour obtenir le bureau organisé. Cela ne devrait pas être fait souvent. Après avoir lu le manuel de l`employé et en cours de formation sur les nouvelles SOP, le personnel doit avoir une idée claire de ce qu`il faut faire.