Séparation des fonctions incompatibles dans la comptabilité

Les entreprises qui réalisent une part importante des transactions en espèces doivent veiller à mettre en œuvre des activités de contrôle adéquates autour de la fonction de trésorerie. Au minimum, les employés qui manipulent l`argent ne devraient pas être les mêmes employés qui complète les chiffres de tiroir-caisse et des vérifications. Un contrôle commun est d`avoir un employé et le gestionnaire comptent le tiroir-caisse ensemble au début du quart d`un caissier et comptent le tiroir ensemble à la fin du quart de travail. Beaucoup de caisses enregistreuses et les ventes des systèmes informatiques prépareront un rapport d`activité qui fournira le solde de trésorerie attendus dans le tiroir. Pour être en mesure d`appliquer ce contrôle, un seul employé devrait utiliser un tiroir-caisse à la fois.

Comptes débiteurs employés ne doivent pas être impliqués dans l`ouverture du courrier pour les comptes de service à recevoir. Ayant d`autres employés courrier ouvert et les paiements reçus de journalisation réduit considérablement le risque que représente les employés à recevoir peut voler des paiements du courrier et brouiller les pistes en affichant des ajustements sur les comptes des clients. La mise en œuvre de ce contrôle comptable peut être simple- presque tout employé est qualifié pour ouvrir le courrier et enregistrer les paiements reçus et dans les petites entreprises, le processus prend peu de temps.

En fonction des comptes à payer, la possibilité d`entrer des fournisseurs dans le système de paiement et la capacité de traiter les paiements devraient être séparés. comptes personnels payables qui sont donnés l`accès à ces deux fonctions pourraient créer mal intentionné "vendeurs fantômes" et traiter les paiements à ces fournisseurs. les vendeurs de fantômes sont fausses entreprises qui existent dans le système de comptabilité dans le but de recevoir des paiements qui sont destinés à la personne qui commet la fraude. Une ségrégation semblable des droits doit exister dans la fonction de la paie, comme "employés fantômes" sont un analogue des ressources humaines pour les vendeurs de fantômes.

Un contrôle approprié qui peut augmenter la séparation des fonctions de difficultés dans les petites entreprises est une revue de relevé bancaire. Si le propriétaire ou le gestionnaire de l`entreprise examine le relevé bancaire périodiquement pour une activité inhabituelle, et les employés savent que cet examen est terminé fréquemment et avec compétence, une activité frauduleuse est dissuadé, et quand il existe, il peut être pris alors que l`impact est faible.