Séparation efficace des fonctions

La principale tâche qui doit être conservé séparément des autres tâches est la gestion des actifs. Cela implique le stockage des produits dans un entrepôt et de les livrer aux clients, ainsi que les transactions en espèces. Comptabilité, dans laquelle un greffier enregistre un achat, doit être séparée de l`examen, quand un autre employé concilie les transactions et confirme leur exactitude. Le travailleur qui autorise un ordre d`achat ne doit pas être le même travailleur qui envoie le chèque au vendeur.

Une séparation efficace des fonctions exige au moins deux employés, et de préférence trois, pour chaque tâche qui implique le risque d`une anomalie financière. Impliquer quatre employés ou plus, il est plus facile pour le gestionnaire de réduire les risques de vol, mais peut exiger trop de ressources dans une petite entreprise. Une entreprise peut attribuer deux travailleurs pour effectuer une tâche ensemble si l`affectation soit travailleur seul serait contraire à la séparation des tâches.

La répartition des tâches exige une conception appropriée des horaires de travail et des offres d`emploi. Si un employé ne recueille que des chèques de clients et ne comptabilise pas les dépôts bancaires, elle pourrait ne pas avoir assez de travail à faire pour justifier un emploi à temps plein. L`entreprise peut embaucher deux employés à temps partiel à la place, donc un greffier peut collecter les chèques et l`autre peut enregistrer les collections. Si le greffier peut recueillir les chèques provenant de sources multiples - comme un membre du personnel de l`université encaissement de chèques de scolarité des étudiants actuels, les dons des anciens et des paiements de restaurants sur le campus - elle peut encore avoir une grande charge de travail.

Si une entreprise n`a pas suffisamment d`employés pour séparer efficacement les droits pour toutes les fonctions de l`entreprise, il peut créer une activité de contrôle compensatoire. Au cours de l`activité de contrôle de compensation, un gestionnaire examine toute fonction d`affaires où il y a le potentiel pour un travailleur à voler de l`argent et de modifier des documents, parce qu`un autre travailleur n`a pas affecté de vérifier régulièrement son travail.

La répartition des tâches nécessite la classification appropriée des rôles d`emploi. Le travail d`un caissier est différent du travailleur qui remet les chèques de paie, ou un agent d`achat qui utilise une carte de crédit d`entreprise pour acheter des fournitures de bureau, mais tous les trois de ces emplois exigent la manipulation d`argent pour l`entreprise. Cela signifie que le même employé peut les exécuter sans violer la séparation des tâches.