Comment le système d`avances de petits travaux de livre de caisse

La petite caisse est un système utilisé par les entreprises pour administrer les paiements sur les achats de faible valeur, tels que des timbres ou des agrafes. Il est conçu pour les situations où soit il serait trop compliqué à écrire un chèque, puis prendre soin de la paperasse résultant, ou un paiement par carte de crédit ou chèque ne serait pas accepté par le détaillant ou fournisseur de services. La petite caisse est une petite quantité d`argent disponible pour couvrir ces achats.

Imprest est un système utilisé pour coordonner les dépenses de petite caisse avec les comptes financiers globaux de l`entreprise. Elle implique l`entreprise écrit d`abord un chèque pour le montant à être utilisé pour la petite caisse, parfois connu sous le nom d`un flotteur, avec la totalité du montant alors répertorié comme une dépense pour l`entreprise. Le chèque est encaissé et un employé est chargée de l`exploitation du fonds de caisse.

Les personnes qui travaillent pour l`entreprise peuvent faire de petits achats en espèces en utilisant leur propre argent, alors soumettre un reçu pour l`achat lié aux affaires à la personne qui exécute le fonds. Les mains du contrôleur des fonds sur la trésorerie pour rembourser le travailleur, qui remplit alors un bon de caisse à reconnaître le remboursement. Le contrôleur de fonds rassemble les pièces justificatives et, quand ils totalisent une grande quantité - peut-être la plupart du flotteur d`origine - il les soumet à la société comptable. Le comptable écrit un nouveau chèque à émettre l`argent pour renflouer le fonds de caisse.

Le système de caisse d`avances permet de réduire les coûts de la paperasserie et les coûts de transaction, et peut être un moyen d`utiliser le temps de gestion plus efficace. Une entreprise pourrait décider de fixer une limite pour les demandes individuelles sur la petite caisse, en dessous de laquelle les employés ne doivent autorisation préalable dépenser de l`argent, aussi longtemps qu`ils obtiennent un reçu montrant qu`il est une dépense d`entreprise légitime. Cela évite de perdre du temps d`un gestionnaire avec de petites quantités - questions littéralement petits - tout en conservant son contrôle sur les dépenses plus grand.

Parce que les sommes en jeu sont relativement faibles, il y a une possibilité pour la personne qui exploite le fonds de caisse pour détourner de petites quantités qui ne sont pas facilement remarqué, mais peut bientôt ajouter. Cela nécessite deux formes de contrôle par une autre partie. La première consiste à effectuer des contrôles périodiques de la petite caisse: l`argent restant ainsi que les bons de petite caisse devraient toujours ajouter jusqu`à concurrence du montant du fonds d`origine. Une autre est de vérifier que les pièces justificatives sont légitimes, soit en vérifiant les reçus ou le contrôle avec les employés qui ont passé l`argent. Le temps et le coût de le faire ne peuvent pas toujours l`emporter sur les économies potentielles anti-fraude.