Risques associés aux fonds de petite caisse

Un employé qui a accès à la petite caisse peut penser qu`il est acceptable d`utiliser le fonds comme une ressource de prêt personnel à court terme, en prenant l`argent du fonds pour payer les factures ou couvrir d`autres dépenses personnelles jusqu`à ce qu`il est payé. Ces opérations ne sont pas enregistrées et pourraient conduire à vol pur et simple des fonds de petite caisse. À tout le moins, les fonds ne sont pas disponibles pour des utilisations légitimes au cours de l`employé de "prêt" période.

Quand un fonds de caisse est logé dans un compte bancaire, un employé ayant accès au compte peut essayer d`encaisser les chèques personnels sur le compte. Les banques peuvent avoir des politiques en place qui empêchent l`encaissement des chèques personnels, mais le risque qu`un employé encaisser un chèque qui a des fonds insuffisants existe. Lorsque le chèque revient, les fonds sont tirés du fonds de caisse, entraînant des complications jusqu`à ce que la situation soit corrigée.

Parce qu`une petite caisse contourne les procédures de déclaration des dépenses habituelles au sein d`une organisation, le risque de détournement des fonds de petite caisse est augmentée. Garder le registre ou l`enregistrement des décaissements de la petite caisse du fonds augmente encore le risque de détournement. Le record des décaissements de la petite caisse ne doit pas être conservé avec la petite caisse, et il ne devrait pas être maintenue par toute personne ayant accès à la petite caisse. Avoir une autre partie des dépenses records aide à prévenir les abus de fonds.

fonds de petite caisse sont des actifs liquides, donc l`accès à cet argent devrait être limitée à une seule personne pour éviter plusieurs gardiens qui peuvent blâmer les uns les autres pour les fonds manquants. Le gardien unique des fonds de petite caisse doit être tenu responsable du maintien de l`argent dans un endroit sûr. La boîte que l`argent se trouve dans les besoins d`avoir un verrou --- le tiroir d`un caissier est une option raisonnable --- pour aider à dissuader tout accès non autorisé. Pour sécuriser davantage le fonds de caisse, la boîte doit être conservé dans un endroit sûr, comme un placard verrouillé, tiroir de bureau ou sûr que le dépositaire ne la petite caisse de fonds a accès.