Procédures de petite caisse

Lors de l`exécution d`un fonds de petite caisse, la première chose que vous devez faire est de mettre en place un système de tenue de dossiers efficace et fonctionnel. Vous devriez obtenir des reçus et des factures pour chaque transaction où la petite caisse est utilisé et en faire des copies. Cela vous permet d`avoir deux fichiers séparés dans le cas où vous perdez un reçu. Ne vous contentez pas farcir vos reçus dans un dossier, mais les classer par ordre chronologique et envisager de mettre les reçus dans des dossiers séparés pour chaque mois.

Ne pas utiliser la petite caisse sans discernement. Vous devriez avoir des lignes directrices spécifiques fixés pour ce que vous pouvez utiliser l`argent et ce que vous ne pouvez pas. Par exemple, acheter de l`alcool avec des fonds serait habituellement une utilisation inacceptable, même si l`alcool était un événement social business-parrainé. Pour vous et toute autre personne ayant accès à l`argent protéger, vous devriez avoir des règles sur ce sont des dépenses acceptables écrit.

Gardez toujours votre petite caisse enfermé. Vous pouvez le garder en quoi que ce soit d`un tiroir à un placard pour un coffre-fort, mais éviter de garder dans des boîtes portables ou d`autres récipients de stockage qui peuvent être déplacées ou transportées facilement. Ne donnez pas de touches ou des combinaisons à plus de quelques personnes. Idéalement, vous devriez donner une ou deux personnes une clé, et ont quelqu`un d`autre demander ces porte-clés pour les liquidités dont ils ont besoin.

Pour vous assurer que votre caisse est utilisée de manière appropriée, effectuer des vérifications périodiques. audits efficaces sont à l`improviste et le but est de vérifier au hasard sur les dossiers, les procédures et le contrôle de votre petite caisse comptable. Sans vérification, les fonds de petite caisse peuvent être sujettes à une mauvaise utilisation ou une mauvaise gestion. La façon la plus simple d`effectuer une vérification est d`avoir un gestionnaire qui n`a pas accès à l`argent check-in sur le fonds toutes les quelques semaines.