Comment écrire une lettre de plainte d`un client

Obtenir un nom. Découvrez qui la lettre doit être adressée à. Ne pas écrire: "Attention: Service à la clientèle", Parce que personne n`est responsable. Demandez au magasin, soit en personne ou au téléphone, qui est la personne qui est en charge des plaintes des clients. Toute correspondance doit être envoyée à l`attention de cette personne. Si elles ont un titre aussi bien, être sûr d`inclure, comme ceci: "Attention: David Jones, Vice-président du marketing".

Ensuite, écrivez votre lettre. Ne pas envoyer emails- ils sont beaucoup trop impersonnel et il est facile pour eux de disparaître dans le cyberespace. Envoyer une lettre régulière, soit au magasin lui-même ou pour les bureaux de l`entreprise. Gardez votre lettre brève et concision pas plus de deux pages devrait être tout ce qu`il faut pour expliquer la situation.

Lorsque vous travaillez sur votre lettre, inclure les détails de la situation. Dites exactement ce qui est arrivé, comme, "Quand je suis à votre magasin le mardi 5 Mars, un caissier nommé Lorraine était extrêmement désagréable pour moi." Si possible, documenter fois. Si elle est un magasin ou une entreprise où vous avez un compte numéroté, comme un magasin ou un cabinet de médecin, votre numéro de compte dans toute correspondance. Cela vous aidera à celui qui lit votre lettre pour connecter votre plainte auprès de qui vous êtes réellement.

Utilisez un ton positif, respectueux. Il y a des chances que votre lettre se rendra à une personne administrative principale, qui sympathiser avec votre situation. Plutôt que d`être hostile, transmettre que vous êtes une victime innocente. Mieux encore, le rendre clair que vous comprenez que ce mauvais service est pas standard normale de l`entreprise, et que vous connaissez leur entreprise aurait jamais délibérément vous mal traités. Rappelez-leur que vous avez vraiment aimez faire du shopping, mais vous voulez vous assurer qu`ils sont au courant d`une situation de service à la clientèle potentiellement dommageables.

Enfin, demander une réponse. Fixer une date limite, mais le rendre raisonnable. Dites quelque chose comme, "J`espère recevoir de votre part dans les trente prochains jours afin que cette question puisse être résolue." Si vous ne recevez pas de réponse de la personne que vous avez écrit dans le temps imparti, appeler ou envoyer une lettre de suivi (encore une autre raison pour laquelle vous devriez obtenir le nom d`une personne sur la lettre). Quelle que soit la réponse est, que ce soit une lettre d`excuses ou même des coupons pour des produits supplémentaires, envoyer un mot de remerciement, une fois la lettre a été résolu. Suivez ces stratégies simples, et vous êtes sûr d`obtenir une réponse positive à votre plainte à la clientèle!