Comment faire pour démarrer un système de classement des locataires

Instructions

1. Alphabétiser votre système de classement des locataires par nom de famille. Lancer un nouveau dossier dès qu`un locataire signe le bail. Les premières formes dans le dossier sont la demande originale signée et une copie signée de la lettre d`emménagement.

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   Ajouter la paperasse dans le dossier du locataire au besoin. Inclure tous les rapports de crédit préliminaires et les vérifications des antécédents et des références personnelles du locataire pour une utilisation future.

3. Acheter une machine à copier. Prenez l`habitude de copier tout de suite. Déposer une copie de toutes les correspondances écrites dans le dossier du locataire. Si vous faites un appel téléphonique au locataire qui concerne l`unité ou le paiement de location, une mention rapide de l`heure, la date et le motif de l`appel.

4. Conservez une feuille de détail dans le dossier de chaque locataire et le mettre à jour si nécessaire. La feuille doit inclure un tableau sur lequel vous notez quel jour chaque mois, il paie son loyer, le numéro du chèque et des frais de retard. Ces documents sont précieux pour l`histoire de paiement de suivi.

5. Réserver un espace supplémentaire sur la feuille de détail pour enregistrer le modèle de véhicule, la couleur et l`étiquette de numéro de permis de locataire. Assurez-vous que vous avez ses coordonnées d`urgence figurant dans un endroit très visible sur la feuille pour l`appel rapide.

6. Placez toutes les demandes rejetées et les pièces justificatives dans un fichier séparé. Garder un "Demande Rejeté" fichier. Lorsqu`un locataire déménage, allumez ses informations dans un nouveau fichier avec son nom. Gardez vieilles applications pendant au moins deux ans.