Comment créer des procédures d`achat

Rédigez une liste décrivant tous les matériaux et les éléments que l`entreprise a besoin d`acheter. Groupe articles similaires ensemble et donner à chaque groupe un titre approprié. Par exemple, des éléments tels que des stylos, blocs juridiques et papier copie iraient tous sous la rubrique "Fournitures de bureau." Café, thé, des tasses et des cuillères en plastique pourrait tous être répertorié sous "Matériel de Cuisine." Les éléments tels que des liants, des DVD et des boîtiers de DVD pourraient aller sous la rubrique "Emballage."

Identifier tous les départements ou les régions de l`entreprise qui sera l`achat de fournitures et de documenter les groupes d`articles chaque zone achètera du. Par exemple, le département de marketing pourrait être l`achat de la "Emballage" et "Fournitures de bureau" rubriques. Le personnel administratif pourrait être les seuls à l`achat "Matériel de cuisine" mais aussi acheter "Fournitures de bureau."

Prévoyez un budget d`achat pour chaque département en utilisant le budget annuel de l`entreprise en tant que point de départ. Définissez un budget mensuel pour les achats de chaque ministère - ce qui peut impliquer la participation de chaque chef de département pour approbation finale.

Recueillir des informations fournisseur, telles que le nom de l`entreprise, l`adresse, les numéros de téléphone, personne de contact et le numéro de compte de votre entreprise. Lien chaque article acheté à un fournisseur ou des fournisseurs en particulier. Il est sage d`avoir une liste de fournisseurs pour chaque élément qui est trois de profondeur de sorte que si le fournisseur préféré est en rupture de stock, il y a de back-up des vendeurs pour aller à. Avoir plus d`un fournisseur pour l`achat de prévient les retards dans la commande. Ceci est particulièrement important dans les entreprises où les pièces ou d`autres articles doivent être commandés et reçus en temps opportun pour respecter les délais.

Établir des relations avec les fournisseurs pour négocier des réductions de prix et de gérer les commandes spéciales. Un représentant des ventes désigné au sein d`une entreprise de fournisseur peut accueillir et d`accélérer les commandes d`urgence ou de courts délais de fabrication.

Écrire un processus étape par étape pour chaque service à suivre pour faire des achats. Voyez comment un achat sera demandé, autorisé, ordonné, a reçu, livré et payé. Envisager la création d`achat bouchons pour les différents niveaux d`employés et le personnel. Inclure les procédures pour les achats ad-hoc, les options de paiement et les achats qui peuvent nécessiter une réponse des autres ministères. Par exemple, l`achat de nouveaux ordinateurs par le service administratif exigera la participation et la contribution du service informatique pour acheter des articles d`installation, tels que des câbles, des modems et des routeurs.

Formuler un processus étape par étape pour gérer les documents dans le processus d`achat. En fonction des besoins de l`entreprise, un processus d`achat électronique au lieu d`une base de papier peut être nécessaire.

Concevoir les formulaires requis pour chaque achat ou acheter des formulaires d`entente standards d`un fournisseur de fournitures de bureau. Les formulaires peuvent inclure un formulaire de demande d`achat avec salle d`autorisation, un formulaire de commande pour envoyer au vendeur, un formulaire pour recevoir les articles dans un entrepôt principal et un autre qui reconnaît la livraison au service demandeur.

Concevoir un processus de gestion des plaintes et la reddition de comptes, l`examen des relations avec les fournisseurs et les structures de réduction, suivi des budgets d`achat et de revoir et d`améliorer le processus d`achat. Peaufiner et de modifier le processus d`achat peut produire de meilleurs rendements si on les aborde de façon méthodique. Des examens trimestriels et annuels pourraient ajouter à la rentabilité de l`entreprise.

Créer un manuel de procédures d`achat qui décrit un guide étape par étape pour le personnel à suivre. Le manuel devrait fournir des mesures claires que chaque membre du personnel doit suivre pour demander, obtenir une autorisation et placer un ordre d`achat. Il convient également d`identifier ceux qui va gérer le processus et sont autorisés à approuver un achat, ainsi qu`une liste de fournisseurs approuvés et une liste des formes qui montre l`emplacement physique des formes ou où ils se trouvent dans le réseau informatique de l`entreprise.