Si vous possédez une entreprise, vous avez besoin de la capacité d`acheter des fournitures à crédit. La seule façon de le faire consiste à soumettre un ordre d`achat qui indique qui approuve l`achat. Sans un ordre d`achat, vous risquez de couper dans votre flux de trésorerie ou d`augmenter votre dette parce que vous aurez à acheter avec de l`argent ou un crédit. Création d`un ordre d`achat vous permet de payer dans une fenêtre de 90 jours. Cette flexibilité permet de vous assurer de rester en affaires.
Ouvrez un nouveau document à l`aide de votre logiciel d`édition de document préféré. MS Word, MS Excel, Peach Tree comptabilité ou Quickbook contiennent les outils nécessaires pour créer un ordre d`achat. Si vous voulez une option gratuite, Google Docs vous permet d`utiliser leur programme de traitement de texte en ligne, et Open Office.org propose des alternatives gratuites à des produits MS Office.
Tapez votre nom de société, adresse, numéro de téléphone, numéro de télécopieur et adresse e-mail en haut à gauche, coin du document. Si vous avez un logo, l`importer et le positionner à gauche de votre nom et adresse de l`entreprise. Sur la ligne de fond sous votre adresse, votre numéro de taxe de vente au détail, vous pouvez donc la qualité de l`exemption de taxe de vente pour certains types de fournitures de bureau.
Créer un espace pour le numéro de commande en tapant "bon de commande __"Dans la partie médiane supérieure du document. Lorsque vous utilisez votre ordre d`achat pour acheter des biens, attribuer un numéro dans cet espace, de sorte qu`il ressemble à quelque chose comme« bon de commande 00012. Si vous travaillez dans Quickbook ou Peach Tree, le logiciel sera attribuer automatiquement un numéro consécutif.
Créer une section «Due Date» dans la partie supérieure droite, coin du document. Définir la police pour cette information à 20 ou 22 points, de sorte que le vendeur sait quand vous aurez besoin de la livraison.
Créer des colonnes individuelles pour tous les détails du produit que vous souhaitez acheter. colonnes communes date, la quantité, la description et le prix du produit comprennent. Certains fournisseurs exigent cependant des informations supplémentaires comme le numéro UPC ou le numéro de catalogue. Créer trois colonnes «divers» pour accueillir les identificateurs de produits uniques.
Créer un sous-total, l`impôt et le grand espace total sous les colonnes qui totalisent l`ensemble de l`achat.
Créer une section «Instructions de livraison" près du bas de la page qui devrait inclure un espace pour une adresse de livraison (si différente de l`adresse de l`entreprise) et des instructions spéciales de l`endroit où le conducteur de livraison devrait prendre les produits.
Créer une ligne de signature pour la signature du signataire autorisé. Vous pouvez faire signer chaque ordre d`achat, mais la plupart des programmes de traitement de texte vous permettra d`importer une signature graphique et placez-le dans le document.
Au bas du formulaire, indiquer les modalités de l`achat, comme l`acceptation de la livraison, les marchandises endommagées, les exigences de facturation et les modalités de paiement.
