Radiations sont un simple fait de la vie des entreprises. Chaque entreprise doit parfois radier les frais dus à la perte, le vol, le non-paiement ou de dommages. Les entreprises peuvent également radier des dons de bienfaisance. Suivi des radiations est un élément important pour assurer l`efficacité des opérations de comptabilité et propre. De nombreux domaines fonctionnels au sein d`une organisation peut avoir besoin de signaler ou d`approuver les radiations. Création d`un formulaire standardisé avec des instructions claires est une façon intelligente de faire en sorte que l`information de radiation est compilé complètement et correctement.
Créer un en-tête. Titre du document "Write-Off Form" en gros caractères. Ajoutez votre nom de l`entreprise.
Créer un espace pour les informations de base. Inclure les champs pour le nom, le titre et le département de l`individu signalé la radiation. Fournir des champs pour la date de la perte et la date du rapport. Ajouter des champs pour un nom de projet et le numéro et un nom de client et le numéro.
Créer une section pour les types de radiation. Vous pouvez laisser cette zone vide ou vous pouvez fournir une liste de raisons communes de radiation (avec les codes comptables associés, si vous les utilisez). Si vous fournissez une liste, fournir un moyen facile pour l`utilisateur d`identifier les raisons, comme une case à cocher par chaque ligne.
Fournir une section de commentaires. Cela permet aux utilisateurs de fournir des détails sur la situation de radiation, comme exactement ce qui est écrit au large et pourquoi. Les utilisateurs doivent également donner des détails tels que le nom de l`organisme de bienfaisance dans le cas d`un don ou d`un numéro de rapport de police en cas de vol.
Fournir une section de remboursements. Utilisez simple Oui / Non option pour indiquer si le coût de la radiation peut être remboursables par une entité extérieure. Fournir un champ pour l`utilisateur d`écrire dans cette entité ou de fournir une liste des entités communes (comme les fournisseurs, les assureurs, etc.) et un domaine dans lequel pour entrer le montant total du remboursement.
Fournir un champ de coût. Demandez aux utilisateurs d`exprimer le coût réel dur comme une figure de dollar. Indiquer que les articles doivent être évalués au coût de remplacement de gros.
Créer une section d`approbation. Fournir des champs pour le nom, le titre et la date de la personne qui approuve la radiation ainsi que d`une ligne de signature.
Fournir des instructions de déclaration. Cela peut être aussi simple que de dire: «Retour ce formulaire au service de la comptabilité."
Mettre en place le contrôle de version. Dans le pied de page, insérer un / champ de temps de date fixe. Si vous publiez vos documents vers un serveur interne, veiller à ce que les utilisateurs ont accès uniquement à la version la plus récente.
