Comment cartographier un processus d`achat

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Choses que vous devez

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Cartographie d`un processus d`achat est tout simplement une question de décider sur un "meilleures pratiques" ou, mieux encore, un "meilleur processus" pour faire des commandes aux fournisseurs. Lorsque vous avez un processus d`achat solide, avec des termes clairs que vous et vos fournisseurs comprennent et acceptent, commander de nouvelles fournitures et produits pour votre entreprise devient presque automatique. Ce processus d`achat particulier est très basique, mais vous pouvez mettre à jour et modifier les détails de votre carte de processus selon les besoins.

Choses que vous devez

modèle de bon de commande

Instructions

1
Appelez le fournisseur (s) que vous souhaitez commander à partir de négocier les conditions, y compris le pourcentage de réduction. Après confirmation, ajouter le fournisseur à votre "fournisseur approuvé" liste. Mettre en place un ordre d`achat standard pour chaque fournisseur qui définit clairement les termes que vous avez convenus à l`aide d`un modèle Microsoft Word ou Excel (voir Ressources pour un lien).
2
Déterminer les matériaux et les montants nécessaires en fonction de vos objectifs mensuels ou hebdomadaires production nécessaires, et de décider qui a approuvé le fournisseur peut fournir. Indiquez le prix basé sur vos informations de fournisseur agréé.
3

Générer et imprimer le bon de commande doit être envoyé au fournisseur choisi. Fax, appeler, email ou par la poste au fournisseur. Déposer une copie de l`ordre d`achat dans vos dossiers de l`entreprise.
4
Vérifiez que votre fournisseur est en réception de votre ordre d`achat.
5
Recevoir les articles et les mettre à travers un contrôle de précision la qualité et de l`ordre. Assurez-vous que chaque élément de l`ordre d`achat est dans le paquet et qu`ils ne sont pas endommagés.
6
Entrez la commande dans votre système d`inventaire tel que reçu. Envoyer le bon de commande et la facture aux comptes à payer pour le traitement des paiements.
7
Stock les articles reçus sur cet achat de l`ordre dans l`inventaire ou les acheminer vers le service approprié pour une utilisation immédiate.

Conseils & Avertissements

Si vous préférez une carte visuelle du processus d`achat, il suffit d`écrire chaque étape dans une boîte rectangulaire et dessiner une flèche vers le bas à la case suivante. Quand il y a une autre option à envisager - par exemple, vous devrez peut-être vous demander si les marchandises reçues sont exactes ou non - de dessiner deux flèches, l`un pour oui et un pour non, puis dirigez la carte de processus à la logique étape suivante en fonction de la réponse. Si vous avez reçu les mauvais produits, les processus carte flèches devraient conduire à une boîte / option distincte qui indique "retour de processus." Voir Ressources pour un exemple d`une carte visuelle du processus d`achat.