Comment mettre en place un système de commande d`achat pour une petite entreprise

Décider sur vos objectifs

• Examiner pourquoi vous voulez mettre en place un système de commande. Vous pourriez avoir des problèmes avec les fournisseurs d`expédier les mauvais matériaux et des fournitures ou de ne pas les livrer à temps. Vous pourriez avoir des fournisseurs qui ne vous expédier des articles sans pré-paiement si elles ne disposent pas d`un document d`achat écrit. Ou vous pourriez simplement vouloir prévenir la fraude ou des erreurs.

Choisissez qui sera invovled

• Décider qui a besoin d`être impliqués dans la mise en place de votre système de commande. Commencez par votre comptable ou, si vous en avez un. Passez en revue vos relevés bancaires et de carte de crédit pour voir qui fait le plus d`achats au cours d`un mois. En fonction de la taille de votre entreprise, y compris les membres de la direction et du personnel qui auront à utiliser le nouveau système. Si vous ne serez pas faire le travail vous-même, mettre une personne en charge du projet et de lui donner le pouvoir de désigner les tâches du projet à d`autres membres du personnel. Vous pourriez envisager de créer un petit comité pour gérer la tâche. Inclure un ou deux fournisseurs ou des fournisseurs qui seront invités à accepter vos ordres d`achat.

Définir les politiques

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  Enoncer les circonstances dans lesquelles les employés peuvent faire des achats et qui peuvent faire des achats. Cela permettra de limiter qui peut utiliser et transmettre un ordre d`achat. Envisager la création d`une liste de fournisseurs agréés qui accepteront vos bons de commande de sorte que vous pouvez augmenter votre capacité de contrôler les coûts et la qualité. Ceci élimine le problème d`avoir à passer les vérifications de crédit des fournisseurs fréquents lors des achats.

Développer vos formulaires

• Les ordres d`achat sont les formes qui deviennent le centre de votre système de commande. Créer des formulaires employés peuvent utiliser que vous, permettre à un département comptable ou comptable facilement les ordres d`achat entrée dans un document financier pour référence ultérieure. Le formulaire doit inclure des éléments tels que les suivants:

• le nom de votre entreprise, l`adresse et les coordonnées
• service demandeur l`achat
• personne qui a approuvé
• élément étant acheté
• coût de l`article par unité
• nombre d`unités commandées
• coût total hors taxes
• Montant de la taxe
• montant total TTC
• le vendeur
• numéro de commande
• date requise
• date de livraison

Votre formulaire devrait vous permettre d`exécuter des rapports par fournisseur, département ou de l`article pour trouver rapidement combien la société dépense dans certains domaines. Chaque document doit avoir un numéro de commande pour référence facile quand vous contactez un vendeur ou fournisseur, ou vice versa.

solliciter entrée

• Une fois que vous avez créé la première ébauche de votre nouvel ordre d`achat, demandez aux personnes qui doivent l`utiliser pour leurs commentaires. Expliquez pourquoi vous instituant le système et fournir des exemples de la façon dont la comptabilité utilisera le système. Demandez à vos vendeurs et fournisseurs ce qu`ils pensent de votre formulaire, et s`ils ont des ajouts qu`ils aimeraient vous faire.

Communiquer Le nouveau système

• Après avoir utilisé les recommandations et les commentaires que vous avez reçus pour créer votre commande et procédures pour l`utiliser achat final, communiquer l`information à tous ceux qui seront impliqués. Mettre l`information par écrit et envoyer une copie à chaque membre du personnel. Demandez-leur de signer un document attestant qu`ils ont reçu, lire et comprendre le document.