Les tâches d`un commis d`achat

La majorité de la journée de travail d`un commis d`achat est consacré à la préparation des commandes d`achat. Beaucoup d`entreprises utilisent un commis d`achat comme un portier entre le service demandeur et le fournisseur. Les ministères informent les achats de leurs besoins d`approvisionnement avec une demande d`achat, et le greffier d`achat prépare un bon de commande à envoyer au fournisseur. Une copie de l`ordre d`achat est également fourni pour le service demandeur. Une autre copie de l`ordre d`achat est déposée par le greffier d`achat pour la réconciliation lorsque la commande arrive. Les ordres d`achat peuvent également être créés sans l`intervention du ministère pour les éléments inventoriés dans le cellier.

Achats fournisseurs et entrepreneurs de contact commis pour demander des soumissions sur des projets. Considérant le coût, la qualité et d`autres facteurs, le greffier d`achat prend une décision sur la base de la valeur totale fournie par le soumissionnaire. Le prix le plus bas est pas toujours le meilleur choix, donc un commis d`achat doit être informé sur les services et le matériel inclus dans l`offre de savoir lequel sera le mieux adapté l`entreprise.

En plus de déposer des ordres d`achat, les commis aux achats tiennent un registre des listes de prix, les contrats et les détails d`expédition. Le greffier d`achat répond également aux grands et aux fournisseurs des questions sur les commandes. Les commis aux achats travaillent souvent en étroite collaboration avec le département de réception pour le suivi des expéditions de commandes et veiller à ce que tous les articles commandés sont livrés. Dans de nombreux cas, les éléments d`un ordre d`achat unique peuvent être livrés dans des envois multiples, il est donc nécessaire de tenir des registres précis de savoir qu`il n`y a pas de produits sont manquants. Les commis aux achats seront également gérer les retours lorsque des éléments incorrects sont expédiés.

De nombreux employés d`achat utilisent des systèmes de gestion des stocks par ordinateur pour surveiller le coût des marchandises. Le greffier d`achat doit être très familier avec le logiciel. Si les commandes d`achat ne sont pas créés à partir du système d`inventaire, il ou elle a besoin d`entrer manuellement les informations dans le système de gestion des stocks. Les rapports peuvent être imprimés à partir du système pour identifier les tendances d`utilisation ou de vol. Le greffier d`achat peut également utiliser des rapports d`inventaire pour effectuer des vérifications de prix ou de chercher des substitutions.