Quelles sont des tâches de bureau de base?

Service à la clientèle et les relations interpersonnelles sont très importantes dans un poste administratif. Ces professionnels sont souvent nécessaires pour répondre au téléphone, qui peut avoir plusieurs extensions. Ces appels, à leur tour, doivent être correctement triés et acheminés. Si le destinataire de l`appel ne sont pas disponibles, l`assistant administratif doit prendre un message, rassemblant toutes les informations pertinentes par rapport à l`appel. Un ton de voix agréable et courtois réponse sont importants lors de la réponse et le routage des appels téléphoniques. Depuis l`assistant administratif peut être le premier point de contact pour le client, en donnant l`impression que son appel n`a pas d`importance est une réflexion négative critique de la société.

Compétences en traitement sont un aspect très important d`un emploi administratif. Les assistants doivent avoir une certaine connaissance des logiciels de traitement de texte largement utilisé, tel que Microsoft Word et PowerPoint. Les types de documents que l`assistant peut être invité à remplir comprennent des mémos, des rapports et de la correspondance. compétences de saisie de données sont également importantes depuis la saisie des informations dans une base de données d`entreprise ou d`un tableur peut être une partie des tâches requises pour le poste.

Dans le cadre de bureau, toutes les informations étant acheminé par le bureau doit être déposé d`une certaine manière, que ce soit dans une armoire, tiroir ou par voie électronique. Cela nécessite la compréhension du système de classement de l`entreprise et veiller à ce que toute la documentation est stockée en utilisant une méthode qui va permettre aux autres de trouver facilement, que ce soit par ordre alphabétique ou numérique. L`assistant doit être capable de trier des quantités de masse de documents pour la distribution et la référence facile. La correspondance est souvent distribué à l`assistant en lots. La capacité d`examiner et de trier ces documents est correctement un élément clé des fonctions de l`assistant.

Organisation est essentielle pour garder la trace des documents importants et de savoir exactement où cette documentation doit être conservé. En outre, les adjoints administratifs sont responsables de l`organisation de réunions et de maintenir les horaires de rendez-vous pour leurs patrons. Être conscient des priorités, en termes de planification, fait bon usage du temps de l`exécutif. caractéristiques calandrage, tels que ceux trouvés dans Microsoft Office, sont utiles à cet égard. Être familier avec les ressources d`Internet est également un atout, surtout si l`assistant doit faire des arrangements de voyage ou des fournitures de bureau de commande.