Les fonctions du poste d`un réceptionniste administrative

Le réceptionniste est souvent la première et la dernière personne un visiteur voit dans le bureau. La réceptionniste fournit une première impression aux visiteurs, les fournisseurs et les demandeurs d`emploi. La réceptionniste administrative doit avoir une apparence soignée, établir un contact visuel et saluer chaque visiteur comme ils arrivent. Dans le moment, il faut pour le dire "bonjour" et demander à l`invité la façon dont ils peuvent être aidés, la réceptionniste a la possibilité de créer une atmosphère de professionnalisme et de convivialité. Dans de nombreuses grandes entreprises, on ne voit pas ou parle aux gestionnaires, chefs de service ou chefs d`entreprise sans passer d`abord par la réceptionniste. Dans l`environnement de bureau, on appelle cela étant le portier. Dans cette position, la réceptionniste aide ceux-dessus d`elle dans le respect de leurs horaires chargés se déroule en douceur.

communication de téléphone prend une grande partie de la journée de la réceptionniste administrative. En dehors de répondre au téléphone, ce qui peut impliquer l`utilisation d`un système de ligne téléphonique multiple, les réceptionnistes placent également les appels téléphoniques retour pour les gestionnaires ou autres membres du personnel de bureau. la voix de téléphone et l`étiquette sont très importants car la voix d`autres gens entendent peut-être le seul contact qu`ils ont avec la société. Une réceptionniste administrative utilise également le téléphone pour planifier des réunions, des rendez-vous et des plans de voyage pour son patron ou de prendre contact avec les fournisseurs ou les clients.

Réceptionnistes utilisent des outils de traitement de texte pour une variété de documents pour le personnel de bureau. Ils peuvent créer des mémos de bureau, des listes d`inventaire, ou la correspondance soit envoyée à des clients ou des clients. Connaissance des programmes de traitement de texte est très important est de savoir comment formater les différents types de documents, tels que des lettres d`affaires, des dépliants ou des brochures, des listes et des notes de service. Depuis la correspondance par la poste peut être seule forme de contact avec la société d`un client, il est important que le document soit dactylographié en utilisant la grammaire et l`orthographe correcte.