Quelles sont les fonctions d`un réceptionniste à la réception?

Directory Degré et description site Réceptionniste Job indiquent tous deux que les réceptionnistes sont responsables de la gestion des appels téléphoniques. En fait, Directory Degré dit ceci est la tâche la plus importante réceptionnistes effectuer. Ils doivent répondre au téléphone et transférer l`appel à d`autres au sein de la société si elles ne peuvent pas faire face à des problèmes ou besoins de l`appelant personnellement. Ils prennent des messages et peuvent faire des appels à rappeler aux clients au sujet des nominations ou de confirmer des données telles que les commandes de fournitures de bureau.

Les réceptionnistes accueillent tous ceux qui viennent dans le bureau principal. Ils peuvent discuter de façon amicale avec le visiteur pour qu`ils se sentent à l`aise et à la maison. Ils alertent les autres dans le bâtiment que le visiteur est arrivé. Parfois, la réceptionniste peut offrir l`invité quelques rafraîchissements au cours de cette période ou montrer au visiteur où il ou elle pourrait avoir un siège si le visiteur a besoin d`attendre. La réceptionniste prend également des décisions sur le moment de montrer un invité à d`autres zones du bâtiment et sert d`escorte pour le visiteur pour vous assurer que le visiteur ne se perd pas.

La réceptionniste Description du poste site souligne que les réceptionnistes doivent être en mesure de gérer des situations inconfortables comme quand un client est mécontent de service. La capacité de diffuser des conflits est important sur le téléphone, mais il est encore plus important pendant les salutations et l`escorte parce que la chance de confrontation physique est beaucoup plus grande. Les réceptionnistes peuvent avoir besoin d`alerter le personnel de sécurité si ces situations dégénèrent afin de maintenir les autres dans le coffre-fort de la construction.

Les réceptionnistes peuvent être responsables d`une multitude de tâches administratives, selon l`organisation. Selon Annuaire Degré, ces tâches comprennent, mais ne sont pas limités à, la saisie des données dans le logiciel de l`ordinateur, la commande de fournitures, le dépôt, la gestion des comptes (comptabilité), l`envoi de la correspondance par fax, courrier ou e-mail et le suivi / inventaire de manutention. Les réceptionnistes peuvent participer aux réunions de l`organisation afin qu`ils restent au courant des besoins de l`organisation et peuvent donc offrir un meilleur service.