Fonction d`une réceptionniste

L`un des aspects les plus cruciaux d`être une réceptionniste est venue saluer les gens et hors du bureau. Les réceptionnistes doivent être en mesure de communiquer avec les visiteurs d`une façon professionnelle, courtoise et hospitalière. Outre accueillant simplement les gens, les réceptionnistes sont généralement responsables de la mise manteaux et parapluies dans les placards et offrant des boissons (habituellement du thé, du café ou de l`eau). Si une personne a une brève question à propos de la société ou d`une entreprise, la réceptionniste devrait être en mesure de fournir une réponse claire et précise.

Les réceptionnistes sont également tenus de répondre au téléphone. Une réceptionniste a besoin de savoir comment gérer une ligne téléphonique multiple avec facilité, et aussi comment accueillir convenablement les appelants, les diriger vers d`autres membres du personnel et de placer les gens en attente. Les réceptionnistes sont également responsables de faire de nombreux appels sortants, et ont besoin de savoir comment laisser des messages vocaux clairs et faciles à comprendre.

La planification est un élément essentiel d`un poste de réceptionniste. positions réceptionniste appellent pour les types de personnalité organisés et responsables. Une réceptionniste doit être en mesure de planifier des conférences, des réunions et des rendez-vous au sein du bureau (sans les oublier ou se chevauchant).

Les tâches administratives sont aussi un aspect important d`être un réceptionniste. Les réceptionnistes sont chargés de prendre des notes détaillées, la photocopie, le dépôt des dossiers, l`achat de fournitures de bureau (tels que la papeterie et le papier de l`imprimante), l`envoi de télécopies, la comptabilité, la mise en place des plans de voyage, en mettant ensemble des présentations et faire des tableurs financiers.

Les réceptionnistes doivent souvent envoyer des courriels au nom des membres du personnel de haut niveau. Par conséquent, la connaissance des ordinateurs est essentiel. En plus d`être en mesure d`utiliser les applications Internet et de courrier électronique, les réceptionnistes doivent être compétents avec des programmes informatiques tels que Microsoft Office (y compris Powerpoint, Excel et Word).

la distribution du courrier est une partie importante d`être un réceptionniste efficace. Les réceptionnistes traitent généralement du courrier sortant et entrant au bureau. Après avoir reçu le courrier quotidien, il est généralement le travail de la réceptionniste pour trier tout et se débarrasser de courrier indésirable. En termes de distribution, une réceptionniste peut distribuer à la main pour le bureau d`un membre du personnel ou le mettre dans une boîte aux lettres affecté. Les réceptionnistes sont également responsables de recevoir du courrier prêt pour le ramassage tous les jours, de la pesée des paquets à l`aide de l`affranchissement approprié.