Fonctions et responsabilités réceptionniste

La réceptionniste fournit une première impression de l`entreprise dans la façon dont elle accueille les visiteurs, les candidats et les vendeurs. Elle doit avoir une apparence soignée et professionnelle, établir un contact visuel et saluer chaque personne à l`arrivée. Dans de nombreuses grandes entreprises, on ne voit pas ou parle à la haute direction ou chefs d`entreprise sans passer d`abord par la réceptionniste. Ceci est appelé étant le portier. Comme le portier, la réceptionniste aide ceux-dessus d`elle dans le respect de leurs horaires chargés qui coule en douceur et avec une interruption minimale.

La communication est importante et prend une grande partie de la journée de la réceptionniste. La réceptionniste répond au téléphone, ce qui implique souvent l`utilisation d`un système de téléphone avec plusieurs lignes, et permet également retourner les appels téléphoniques pour la gestion ou autre personnel de bureau. Écrit et la correspondance électronique font également partie de son travail. La réceptionniste doit savoir comment écrire une lettre d`affaires et de créer un e-mail professionnel pour les clients de l`entreprise ou des employés.

La tenue des dossiers est une autre partie du travail d`un réceptionniste. Cela implique de maintenir les ventes et les dossiers d`achat, en réunion minutes, le dépôt des communications de l`entreprise et l`enregistrement des demandes du personnel et de l`information client. La réceptionniste doit travailler avec les programmes, les bases de données et des feuilles de calcul de traitement de texte. Hautement dossiers sensibles doivent être traitées par la réceptionniste d`une manière qui conserve les informations confidentielles.