Fonctions et routines de bureau de bureau

De nombreux bureaux sont dotés de réceptionnistes et les assistants qui répondent au téléphone et l`écran des appels entrants. Ils doivent connaître les informations sur la société, afin de répondre à des questions qui viennent. Ils acheminer les appels et prendre les messages lorsque le personnel ne sont pas disponibles. De nombreuses entreprises reçoivent de gros volumes d`appels téléphoniques, et les réceptionnistes doivent être en mesure de les gérer correctement et efficacement. Le personnel de bureau avant de saluer tous les visiteurs, les collègues et les clients qui visitent l`entreprise. Ils l`écran et doivent déterminer immédiatement quel type d`accès le visiteur aura besoin. Ils sont responsables de la mise en contact de sécurité quand un visiteur doit être escorté hors du bâtiment. Certains membres du personnel entretiennent des journaux de rendez-vous avec des informations sur les personnes à attendre à des moments particuliers et où les envoyer.

Tâches impliquant la paperasserie varient selon la nature de l`entreprise. Dans les milieux médicaux, les dossiers doivent être créés, mis à jour et les informations de facturation filed- doit être entreprise obtained- et d`assurance paperasse rempli et déposé. Dans un bureau juridique, préparation de la documentation pour les avocats peut être nécessaire- certains avocats peuvent diriger le personnel du bureau d`effectuer des recherches en utilisant des revues juridiques. Dans un établissement d`enseignement, le personnel de bureau peut avoir à mettre à jour les dossiers des étudiants et des horaires de classe de piste. Certains membres du personnel peuvent avoir à mettre à jour l`information sur les salaires et payer les factures. D`autres employés peuvent avoir à saisir les factures, les bons de commande et autres documents comptables dans les systèmes informatiques. Dépôt et numérisation documents sont d`autres fonctions de bureau commun. Le personnel de bureau traiter également le courrier entrant et sortant.

Certains membres du personnel de bureau servent de support pour le leadership de l`entreprise. Les membres du personnel coordonnent des conférences téléphoniques et peuvent servir de superviseurs pour les autres employés de bureau. Ils peuvent examiner les notes de service, des lettres et autre correspondance entrante pour la priorisation. Ils préparent les ordres du jour des prochaines réunions et transcrire toute information nécessaire des réunions et des conférences téléphoniques. Ils prennent la dictée des lettres et des notes de service et d`organiser tous les documents nécessaires dans les fichiers. Ils planifient et coordonnent tous les arrangements de voyage pour la gestion et peuvent réserver des hôtels, des voitures et des restaurants de location.

Le personnel du bureau gèrent généralement des fournitures de bureau en stock dans la chambre d`une entreprise. Ils peuvent avoir à commander du papier, des cartouches d`encre d`imprimante, stylos, crayons, blocs-notes, surligneurs, enveloppes, papier à lettres, et d`autres fournitures nécessaires pour diriger une entreprise. Ils appellent les entreprises d`entretien pour vérifier sur les machines de fax et imprimantes, au besoin. L`achat de nouveaux équipements et l`installation de bureau est généralement la responsabilité de quelqu`un dans le bureau.