Étiquette réceptionniste

Pratiquer l`étiquette de téléphone appropriée en répondant au téléphone par le troisième anneau. Parlez clairement et concentrer toute votre attention sur l`appelant. Immédiatement noter le nom de l`organisation ou de l`entreprise que vous représentez. Répondre aux besoins ou la demande de l`appelant rapidement. Si l`appelant pose une question que vous ne pouvez pas répondre, préparer à aider l`appelant à traquer la réponse à démontrer l`engagement de votre organisation à l`efficacité et le service. Prendre possession de la requête ou d`un problème de l`appelant à aider à résoudre le problème. Si un autre membre du personnel peut répondre au mieux, passer l`appel à l`autre membre du personnel, mais le faire seulement après avoir vérifié que l`autre membre du personnel peut mieux aider à l`appelant.

Prenez des messages détaillés pour assurer que les informations et les besoins de l`appelant passent au membre du personnel concerné. Remarque le nom de l`appelant, l`entreprise ou du département qu`il représente, la date et l`heure de l`appel, une explication de l`appel et le numéro de téléphone de l`appelant. Vérifiez les informations avant de raccrocher le téléphone de sorte que vous pouvez transmettre des informations exactes sur le destinataire.

Laisser un message poli court sur votre répondeur ou une boîte vocale de sorte que, lorsque vous ne pouvez pas répondre à votre téléphone, l`appelant comprendra qu`il recevra une réponse le plus tôt possible. Notez le nom de votre entreprise sur votre répondeur un message de la machine et laisser des instructions pour l`appelant d`enregistrer son nom, numéro de téléphone et le résumé de la raison de l`appel. Retour à tous les appels le plus rapidement possible.

Saluez tous les visiteurs avec un sourire et attitude amicale. Découvrez comment vous pouvez les aider. Focus sur le visiteur et ses questions ou besoins. De la même manière que vous prenez possession de la question ou le problème d`un visiteur sur le téléphone, réagissent de la même façon en personne. Fournir au visiteur les informations nécessaires ou, si vous ne connaissez pas les réponses, prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier les informations. Si le visiteur est venu voir quelqu`un dans l`entreprise, lui donner des instructions complètes ou, mieux encore, le promener à sa destination.