Moyens professionnels pour répondre à un téléphone d`affaires

Un bon contact téléphonique commence avec la préparation. Le personnel du Bureau devrait savoir qui est responsable de répondre à chaque téléphone, et celui qui prend les appels doit être familier avec le téléphone et ses fonctions.

Vous devez également préparer un message d`accueil standard pour l`ensemble du personnel à utiliser. Bien que vous voudrez peut-être ajouter un peu de l`individualité à votre message d`accueil, il faut encore inclure les quatre ingrédients de base: L`accueil, la personne qui parle, l`organisation qu`ils représentent et demander comment aider l`appelant. Un exemple serait, "Bonjour, ceci est Gene avec Du Bois Services. Comment puis-je vous aider aujourd`hui?"

Lorsque vous répondez à l`appel, soyez conscient de votre ton de voix et la vitesse de vos mots. Essayez de maintenir un ton enjoué de la voix, même si vous ne vous sentez pas particulièrement positif. Sourire aidera, même si l`appelant ne peut pas vous voir. Un sourire change la forme de la bouche, de modifier votre inflexion et le ton d`une manière qui peut être entendu.

Les appels entrants doivent être traitées rapidement, généralement sur le deuxième anneau. Répondre aux appels trop rapidement pourraient troubler certains appelants, mais la plupart des appelants ont tendance à raccrocher après trois ou quatre anneaux.

Avant de prendre les appels, vous devez vous familiariser avec les fonctions de votre système téléphonique. Familiarisez-vous avec la façon de mettre les appelants en attente (sans déconnecter accidentellement l`appelant) et la façon de transférer un appel vers un autre poste.

Si vous avez besoin de prendre un message, être prêt à prendre des notes approfondies. Toujours demander le nom de l`appelant et qui leur message est pour. Si l`appelant doit être atteint à l`avenir, demander un numéro de retour de téléphone. Enregistrez le message dans son intégralité, et le transmettre au destinataire sans délai.

Lors du retour des appels, la réponse doit avoir lieu dans un jour ouvrable et si possible le même jour. Si cela est retardé, le contact doit être fait pour expliquer pourquoi, et estimer quand une réponse sera faite.

Parce que vous représentez une entreprise, prendre des précautions supplémentaires pour parler comme un professionnel. Des expressions telles que "Quoi de neuf?" et "Juste une seconde" sont fines pour une conversation décontractée, mais pas les communications professionnelles. De même, vous devriez éviter d`utiliser l`argot de toute nature. Non seulement il est professionnel, mais beaucoup trouvent des termes apparemment inoffensifs comme offensant.

Et ne pas essayer de manger et de répondre au téléphone en même temps. Essayer de parler autour d`une bouchée de nourriture ne fera que vous difficile à comprendre.

Au début de chaque appel, la personne qui répond doit demander le nom de l`appelant et la façon dont ils peuvent être de service. Si l`appel va plus loin, il faut prendre soin de se rappeler et (le cas échéant) utiliser le nom de l`appelant. L`appelant doit se sentir bien qu`ils bénéficient d`une attention et un service personnalisé.

Si vous avez besoin de transférer un appel ou mettre un appel en attente, toujours demander la permission de le faire. Pour de nombreux appelants, un changement brusque de parler à une personne en direct à l`écoute de musique d`attente est irritante et désagréable. Aucun appelant ne devrait jamais être mis en attente sans une bonne raison. Utilisation de la main comme un moyen d`éviter un appelant est non seulement désagréable, elle peut conduire à la résiliation.

Toujours essayer de mettre fin à des appels sur une note positive. Assure les appelants que vous leur donnez votre meilleur effort en examinant les actions que vous avez prises et prendra. Toujours demander s`il y a quelque chose que vous pouvez les aider, et les remercier pour leur temps.