La façon dont vous répondez au téléphone peut rendre votre entreprise perdre des clients ou peut se faire des amis et des retards de la famille qui vous appelle. Une réponse inadéquate, y compris en marmonnant, en utilisant l`argot ou de répondre après trop de bagues parlent tous les volumes sur votre entreprise ou votre ménage. Former tous les employés pour répondre au téléphone professionnel dans un bureau ou une entreprise, et de former toute votre famille pour répondre au téléphone poliment à la maison.
Préparez-vous à répondre au téléphone dès que vous l`entendez sonner. Mettez de côté toutes les tâches et refuser tout bruit de fond gênant pour donner l`appelant votre attention.
Répondre au téléphone par le troisième anneau de sorte que l`appelant ne raccroche pas ou que vous ne faites pas l`attente de l`appelant.
Décrochez le téléphone, ou appuyez sur le bouton "Talk" situé sur le combiné pour répondre. Promptement saluer l`appelant. Si vous travaillez dans un bureau ou une entreprise, utiliser un message d`accueil standard, tels que "Merci d`avoir appelé (nom de l`entreprise ou d`un département). Comment puis-je vous aider?" Si vous êtes à la maison, votre message d`accueil peut être plus décontracté, un simple, mais clair "Bonjour" suffit. Certaines familles répondent au téléphone avec le dernier nom de la famille suivi de «résidence», par exemple, la «résidence Smith." Alternativement, vous pouvez laisser les appelants savent qui vous êtes immédiatement en répondant avec votre prénom, par exemple, «Ceci est John."
Parlez fort et clairement à travers le message d`accueil et tout au long de l`appel téléphonique. Ne pas crier, mais assurez-vous que l`appelant peut vous entendre.
Écoutez attentivement l`appelant afin que vous puissiez diriger l`appel à la bonne personne ou répondre à la question de l`appelant. Si vous avez du mal à entendre l`appelant, régler le volume sur votre téléphone pour l`activer, ou si l`appelant est fort, tournez le volume du combiné vers le bas.
Conseils Avertissements
- Si vous répondez au téléphone pour travailler, suivre tous les protocoles définis par votre entreprise pour répondre au téléphone. Si votre entreprise ne dispose pas d`un protocole officiel, demander à un superviseur immédiat si le téléphone doit être répondu par un message d`accueil standard.
