10 "A faire et à ne pas faire" de l`étiquette de téléphone

Assurez-vous que tous vos mots sont clairs quand vous parlez à l`appelant. Énoncer vos mots tout en souriant légèrement. Parlez slowly- la personne à l`autre bout de la conversation téléphonique a besoin de vous comprendre.

Lorsque vous répondez au téléphone, accueillir le client en fonction de l`heure du jour (par exemple, "Bonjour," "bonne après-midi," "Bonsoir"). Merci au client pour appeler dans votre message d`accueil initial - ce invite le client à l`aise exprimer une plainte ou poser une question.

Demandez au client comment vous pouvez être de service lorsque les saluer. Après avoir écouté la raison du client pour appeler - et vous ne pouvez pas être d`une aide - tentative de transférer le consommateur vers le service approprié.

Écoutez attentivement la demande de l`appelant. Demandez aux clients les questions pertinentes pour déterminer comment vous pouvez aider. Ne pas interrompre lorsque l`appelant parle.

Avant de placer un appel en attente, demander d`abord la permission. Une fois que vous avez appuyé sur le bouton Hold, travailler rapidement pour résoudre le problème du client le plus rapidement possible.

Ne pas prendre le téléphone avec votre bouche pleine. Cela rend difficile pour l`appelant de vous comprendre - et est frustrating-- surtout si l`appel est urgent. Répondre au téléphone au travail en mangeant donne une impression professionnelle.

Répondez au téléphone dans le volume que vous parlez normalement. Parlant doucement, il sera difficile pour l`appelant de comprendre ce que vous dites. Parler doucement peut confondre l`appelant, ne sachant pas qu`il a composé le bon numéro. Répondre au téléphone trop fort semble dur et abrasif, qui est un peu attrayant pour l`appelant.

Si vous devez placer l`appel en attente, ne laissez pas la personne qui appelle en attente pendant une longue période de temps. Revenez toutes les quelques secondes pour garder l`appelant informé sur vos progrès.

Utilisation de l`argot ou des mots plus courts lors de la conversation téléphonique est inappropriée et non professionnelle. Par exemple, si vous devez vérifier quelque chose pour le client, dire "juste un moment," ne pas "Attends une seconde".

À la maison, répondre au téléphone avec "(Nom de famille) de résidence"- Saluer l`appelant selon le moment de la journée. Au lieu de dire tout simplement "Bonjour" en répondant à un téléphone d`affaires, indiquer le nom de l`entreprise ou de déclarer immédiatement le slogan de l`entreprise.