Différence entre un secrétaire et réceptionniste

Les fonctions d`un secrétaire varient selon le type de secrétaire et de la taille de l`organisation. Les tendances d`activité ont changé avec les progrès technologiques. Dans le passé, chaque gestionnaire avait son propre secrétaire. En raison du courrier électronique et la messagerie vocale automatisée, une secrétaire peut travailler pour plusieurs gestionnaires. Dans une petite entreprise, il pourrait y avoir un secrétaire pour tous les gestionnaires. Elle gère tout le courrier, rendez-vous des horaires, commandes de fournitures et répond au téléphone. Si le secrétaire travaille pour seulement un ou deux gestionnaires, elle est souvent donné des droits additionnels similaires à ceux d`un administrateur. Par exemple, un secrétaire des ressources humaines pourrait vérifier les références. Un secrétaire doit normalement avoir au moins un diplôme d`études secondaires, et de nombreux bureaux préfèrent embaucher ceux qui ont un diplôme d`arts libéraux, la formation de secrétariat ou d`un diplôme ou un certificat d`une école de soutien administratif. Un secrétaire doit aussi avoir une vitesse de frappe rapide, connaissance des ordinateurs et de la communication et les compétences des personnes, rapporte State University.

Une réceptionniste est qui vous voyez d`abord quand vous marchez dans la porte d`une entreprise. La réceptionniste accueille les visiteurs, répond au téléphone, écrit des lettres et des documents et maintient la zone de réception propre au cours de la journée de travail. Un réceptionniste peut également signer les visiteurs dans et hors d`une entreprise, trier le courrier, tenir un journal de présence des employés et relire des lettres, des rapports et des e-mails. Un diplôme d`études secondaires est habituellement préféré. Mais, si vous êtes intelligent et avoir une attitude amicale et l`apparence, les employeurs apprécient souvent ces qualités sur l`éducation formelle. Certaines entreprises offrent une formation sur le tas aux réceptionnistes, selon l`Université de l`Etat.

Une partie des responsabilités d`un réceptionniste est de saluer compagnie visitors- un secrétaire est généralement pas responsable de l`accueil des visiteurs. Un secrétaire peut accueillir les visiteurs, mais seulement si elles visitent l`un des gestionnaires particuliers dont le secrétaire travaille. Le secrétaire travaille spécifiquement pour un ou plusieurs gérants. La réceptionniste représente l`ensemble de l`entreprise et ne fonctionne pas spécifiquement dans le monde. Un secrétaire pourrait avoir des responsabilités supplémentaires, telles que des rendez-vous, commander des fournitures, les préparatifs de voyage et de manutention de la petite caisse. Il peut aussi avoir des responsabilités supplémentaires en fonction de son type, tel que juridique, financier ou de marketing. Les responsabilités d`un réceptionniste sont d`ordre général - salutation, répondre au téléphone, le tri du courrier et d`autres petites responsabilités déterminées par la société, selon l`Université de l`Etat.

Le bureau du réceptionniste est souvent situé dans la zone la plus visible de la société. Elle est la première personne que vous voyez quand vous entrez dans la société. bureau ou de la zone du secrétaire est souvent situés près des gestionnaires qui elle travaille. En outre, un secrétaire général est tenu d`avoir au moins un diplôme d`études secondaires et même une certification ou un diplôme collégial. Pour un réceptionniste, un diplôme d`études secondaires est préférable, mais pas toujours nécessaire. En 2009, le salaire annuel moyen pour les réceptionnistes et les commis de l`information était 26.010 $, le salaire annuel moyen pour les secrétaires de niveau inférieur a 31.060 $ et le salaire annuel moyen pour les secrétaires exécutifs et les adjoints administratifs était 44010 $, selon le Bureau of Labor Statistics.