Description de l`emploi des compétences de communication pour les secrétaires

En tant que secrétaire, vous pourriez être responsable de l`organisation des rendez-vous et des réunions au nom des membres et la direction équipe. Il faudra communiquer avec les clients, les clients, le personnel interne et les partenaires principaux de l`entreprise. Par conséquent, la description du poste d`un secrétaire dépend fortement de l`individu étant en mesure d`organiser en utilisant les compétences de communication experts. Votre communication devrait être professionnel, poli et affirmée. Vous pouvez être amené à déléguer des missions à autres membres du personnel, rencontrer des administrateurs ou planifier une conférence, qui exigent ces compétences.

La description de poste d`un secrétaire comprend non seulement répondre à votre propre téléphone, mais aussi prendre des messages pour d`autres membres du personnel. Par conséquent, une excellente capacité à communiquer sur le téléphone est requis. Vous devez être en mesure d`écouter les requêtes et répondre de façon appropriée. Si vous êtes un secrétaire dans un hôpital occupé, par exemple, vous pourriez avoir à parler à des gens en colère ou bouleversés au téléphone. Votre description de poste vous obligera à faire preuve de sensibilité à ces appels sans aggraver la situation.

Être en mesure de fournir des informations à un groupe à travers la présentation pourrait être nécessaire. En tant que secrétaire, vous pouvez être responsable de l`accueil des nouveaux employés, par exemple. Vous aurez besoin d`être clair et confiant en expliquant comment la société est organisée, où les employés peuvent prendre des pauses, acheter le déjeuner ou garer leurs voitures. En outre, un secrétaire exécutif pourrait avoir à présenter des rapports de mise à jour, présider une réunion ou d`expliquer tous les problèmes de bureau litigieux aux gestionnaires ou d`autres collègues.

La communication est écrite ainsi que parlée. Une grande partie du travail de secrétariat comprend la préparation des e-mails, lecture de documents et de la gestion du bureau. Souvent, ces tâches sont effectuées par courrier électronique. Par conséquent, la bonne écriture et d`orthographe compétences sont essentielles pour expliquer vos points. Être capable de déléguer des tâches au personnel de soutien par le biais d`une liste de choses à faire, écrire les horaires ou les plans de détail pour un gestionnaire, ainsi que l`écriture à des clients, tous impliquent un degré de communication écrite.