Compétences pour un secrétaire exécutif

Un secrétaire exécutif doit avoir des compétences en communication pour servir dans cette capacité. La plupart des fonctions dans ce poste nécessitent d`être en mesure de communiquer efficacement avec votre patron ainsi que d`autres cadres à l`intérieur et à l`extérieur de l`entreprise. Vous serez souvent le premier point de contact lorsque les gens essaient de se connecter avec votre patron, et vous aurez besoin d`avoir un comportement professionnel, ainsi que de bonnes aptitudes pour le service à la clientèle. Votre patron peut exiger que vous l`écran tous ses appels téléphoniques ainsi que de rédiger une quantité considérable de sa correspondance.

Vous devez être compétent dans l`utilisation de matériel de bureau, comme les photocopieurs, des télécopieurs, des appareils de transcription et les ordinateurs personnels. Beaucoup de fonctions des secrétaires exécutifs se font sur l`ordinateur, vous aurez donc besoin d`être compétent avec certains logiciels d`ordinateur, en fonction des besoins de votre travail et les cadres. Par exemple, vous serez responsable de l`entretien de votre patron calendrier et les préparatifs de voyage. En outre, votre travail peut vous obliger à produire certains rapports, maintenir une base de données et d`effectuer des recherches en ligne - qui nécessitent une certaine habileté et utilisation de l`ordinateur technique.

En tant que secrétaire de direction, vous serez responsable de la gestion de certains aspects du bureau. Vous pouvez être responsable de la programmation des conférences téléphoniques et des réunions pour votre patron. Vous aurez besoin de maintenir les horaires réunion ou conférence salle et mis en place tout le matériel nécessaire pour les participants. Vous pouvez également être responsable de la gestion des relations avec les fournisseurs externes que votre entreprise fonctionne sur une base régulière.

Les secrétaires de direction gèrent souvent d`autres employés de bureau dans le bureau. S`il y a des réceptionnistes ou d`autres secrétaires, vous pourriez être leur supérieur immédiat, vous devriez donc avoir la capacité de former et de diriger leurs charges de travail. Par conséquent, vous aurez besoin de solides compétences en multitâche que vous gérez votre travail tout en gardant votre personnel sur la tâche.