Qualités d`un secrétaire exécutif

Un secrétaire exécutif a besoin d`avoir un bon équilibre de l`affirmation de soi et de prudence. Elle devrait être à l`aise dans une capacité de soutien encore à l`aise de prendre l`initiative dans le cadre de sa description de poste. Par exemple, elle devra filtrer les appels et les visiteurs et souvent auto-suffisante pour traiter des questions les cadres qu`elle soutient. Cela pourrait inclure de diriger les appelants et les visiteurs à d`autres ou de répondre à des questions de routine. Le secrétaire exécutif doit posséder l`ambition, mais ne doit pas être trop compétitif. Elle doit tendre à s`améliorer et continuellement apprendre, mais elle ne peut pas avoir la possibilité de faire avancer au-delà du rôle de secrétaire exécutif.

Un secrétaire exécutif doit être une logique, pratique thinker- il doit évaluer objectivement les situations et résoudre des problèmes de façon critique. Lors de la communication, il doit maintenir des conversations axées sur la tâche à accomplir et de partager de l`information succincte. Certains confort pour la consolidation de la relation est précieuse, mais il est plus important que le secrétaire exécutif est professionnel que sympathique. De plus, il doit posséder un niveau élevé de discrétion- il est au courant de l`information sensible comme il transcrit et distribue des documents exécutifs, et il doit le garder confidentiel.

Être capable de se déplacer dans une longue liste de choses à faire avec un sentiment d`urgence est impératif dans le rôle de secrétaire exécutif. Le secrétaire doit avoir une orientation de la tâche forte et la facilité de traitement des tâches répétitives et routinières. Elle doit en outre posséder de solides compétences organisationnelles et de hiérarchisation, en particulier si elle gère les tâches administratives, d`ordonnancement et de planification pour plus d`un exécutif occupé.

Les erreurs commises par un secrétaire exécutif peut être coûteux, de sorte que l`individu a besoin d`avoir un fort souci du détail et un profond engagement envers la qualité. Il devrait habituellement vérifier et revérifier son travail avant de la considérer complète, et il doit être prêt à accepter les critiques constructives. Il devrait également être respectueux des protocoles, des procédures et des règles ainsi que disposés à suivre l`exemple de son supérieur. Pendant l`entraînement et à chaque fois qu`il prend la direction, il a besoin de prêter attention à ce qui est dit et le suivi selon les instructions.

Un secrétaire exécutif devrait être consacré à ses supérieurs et son organisation. Elle a besoin de travailler en tant que membre engagé de l`équipe, qui pourrait inclure la mise en heures supplémentaires pour assurer un projet critique est terminé à temps. Lorsque la prise de décisions et la résolution de problèmes, elle a besoin de garder les intérêts de son entreprise à la pointe de son esprit.

Dans certains postes à ce niveau, le secrétaire exécutif supervise d`autres membres de l`équipe administrative. Si diriger les autres, elle doit être confortable prise en charge, fournissant une orientation, offrant une rétroaction et déléguer le travail. Elle peut avoir besoin de traiter diplomatiquement avec un conflit ou assertively aborder la mauvaise performance, et elle devrait être en mesure d`insuffler un sentiment d`urgence dans d`autres.