Secrétaire fonctions et responsabilités

Une grande partie du rôle de secrétaire coordonne les communications pour un bureau. Cela se produit par l`intermédiaire d`une variété de sources, y compris le téléphone, le courrier, Internet et e-mail. Secrétaires de créer des feuilles de calcul, rédiger et réviser la correspondance et des rapports, et de préparer des présentations en utilisant un logiciel de publication assistée par ordinateur. Ces responsabilités peuvent inclure des fonctions spécifiques comme la création d`un bulletin d`information pour le personnel ou les clients, des lettres d`écriture, routage des appels téléphoniques aux parties concernées, l`envoi de télécopies et de courriels, et l`ouverture et la distribution du courrier dans un bureau.

Secrétaires maintiennent souvent des horaires pour le personnel de haut niveau. Ils utilisent des programmes informatiques pour planifier des rendez-vous sur le calendrier d`un exécutif et assurez-vous que les dirigeants sont conscients de tout changement à l`horaire d`un jour donné. En outre, les secrétaires font affaires et voyages personnels arrangements pour les cadres supérieurs d`une organisation. Cela peut inclure la réservation des vols, réserver des chambres d`hôtel et la sécurisation des véhicules de location. Pour Voyage d`affaires, une secrétaire peut avoir besoin de préparer un itinéraire détaillant l`ordre du jour d`un cadre pendant la durée d`un voyage d`affaires ou d`une conférence.

Beaucoup de secrétaires suivent les fournitures utilisées dans le bureau et les réorganiser de fournisseurs sur une base régulière. Ils peuvent également être responsables de l`exploitation et l`entretien de base d`une variété de matériel de bureau, y compris les télécopieurs, les photocopieurs et les scanners. Secrétaires sont de plus en plus responsable de la résolution des problèmes qui pourraient survenir avec l`équipement. Ils font des appels de service aux fournisseurs en cas de réparation ou de l`équipement de remplacement sont nécessaires.