Fonctions générales d`un secrétaire d`enregistrement

Le secrétaire d`enregistrement est chargé d`établir et de maintenir les dossiers et les documents de son organisation, y compris les procès-verbaux, mémoires et autres correspondances. Lorsque cela est nécessaire, elle doit créer des systèmes de classement appropriés et logiques pour veiller à ce que les dossiers de l`organisation sont facilement accessibles par le personnel et / ou des membres pertinents.

secrétaires d`enregistrement doivent être qualifiés dans les communications écrites, car ils seront souvent appelés à rédiger et réviser la correspondance au nom de l`organisation à des groupes extérieurs ainsi que des membres internes. Ils doivent donc être couramment dans le jargon particulier de l`industrie, se familiariser avec les exigences de style de communication de l`organisation et être en mesure d`utiliser les outils appropriés --- i.e. logiciels de traitement de texte ou par courriel --- pour créer des lettres, des courriels, des notes de service et autres correspondances.

Un secrétaire d`enregistrement doit être expert en sténographie ou être en mesure de résumer et de compiler des notes de réunions de l`organisation rapidement, autrement connu comme les «minutes» aux réunions. compétences de transcription sont donc essentiels, comme les procès-verbaux --- complets avec des éléments d`action à effectuer par le personnel concerné --- doit être diffusé peu après la conclusion de la réunion.

Certaines organisations --- e.g. syndicats --- délèguent à leurs secrétaires d`enregistrement de la responsabilité de l`édition et la distribution de leurs bulletins officiels. Le secrétaire d`enregistrement doit donc être en mesure d`utiliser bureau outils et logiciels d`édition pour s`aider à la mise en page et l`impression des bulletins, des dépliants et des brochures en cas de besoin. D`autres responsabilités connexes comprennent la collecte de nouvelles éléments à inclure dans les documents, prendre des photos, l`édition et la relecture et l`impression.

Beaucoup de secrétaires d`enregistrement servent de référentiel central d`informations pour leurs organisations respectives, compte tenu de leur exposition à, et la participation à la plupart --- sinon tous --- des réunions de leurs groupes détiennent. Le secrétaire d`enregistrement doit donc être bien informé de l`histoire, les règlements, le leadership de son organisation et d`autres politiques et procédures. Il peut également être nécessaire de maintenir une liste à jour de tous les employés et les membres, leurs coordonnées et d`autres données pertinentes à la mission de l`organisation.

Certains secrétaires d`enregistrement peuvent également être chargés de coordonner et de promouvoir des événements spéciaux et des activités de leur organisation. Ils peuvent imprimer et distribuer des brochures et des dépliants et maintenir des sites Web et babillards annonçant les événements à venir et répondre aux questions à leur sujet.