Les questions d`entrevue pour un poste de secrétaire

Demandez au secrétaire prospective pour décrire les projets qu`elle a travaillé sur. Focus sur les projets que le secrétaire créé et géré, ainsi que des projets où elle a joué un rôle de soutien. Par exemple, un gestionnaire de finances pourrait demander un secrétaire prospective pour décrire comment elle a préparé diapositives ou des présentations PowerPoint pour une réunion trimestrielle du budget du ministère. Renseignez-vous sur les mesures que le secrétaire a pris lorsque le projet a calé en raison de gestionnaires ou d`autres collègues qui ne soumettent pas de données à temps. Demandez si le secrétaire a fait des recommandations aux cadres supérieurs qui ont aidé le projet à se remettre sur la bonne voie. Ces questions examinent le leadership et la pensée indépendante les compétences du secrétaire.

Discuter de l`expérience du secrétaire prospective travailler avec des applications de logiciels informatiques. Par exemple, les secrétaires ont généralement besoin d`expérience avec MAC, Microsoft Word, Excel, PowerPoint et de l`application de courrier électronique. Si vous avez besoin d`un secrétaire avec des compétences avancées dans une autre application, tels que Quark Express ou Photo Shop, solliciter des exemples d`emplois où il utilise ces applications. Demandez au secrétaire de décrire un moment où il a créé un tableau croisé dynamique, publipostage ou multi-pages présentation PowerPoint avec des balles, des tables et des notes. Cela vous aidera à découvrir le niveau d`expertise du secrétaire à l`aide d`applications de logiciels informatiques.

Renseignez-vous sur les postes de secrétariat précédents que le secrétaire rempli à une organisation qui fournit des services ou des produits similaires à ceux de votre entreprise. Par exemple, un secrétaire pour une compagnie d`assurance pourrait avoir besoin de connaissances de travail de l`industrie de l`assurance de remplir les rapports mensuels. Une secrétaire prospective qui a seulement travaillé dans un collège ou une université pourrait ne pas avoir les connaissances et l`expérience requises pour travailler pour un chef d`entreprise d`assurance senior. Découvrez la raison pour laquelle le secrétaire a quitté son emploi précédent. Vous pourriez demander: «Pourquoi cherchez-vous de nouveaux travaux? Qu`est-ce qui vous a poussé à décider de quitter votre dernier emploi?" Les gestionnaires qui ont besoin d`un secrétaire pour prendre la dictée devraient se demander comment familiariser le secrétaire est avec le vocabulaire de l`entreprise en particulier. Par exemple, les professionnels médicaux peuvent exiger que les secrétaires ont deux ou plusieurs années d`expérience avec la terminologie médicale.

Demandez au secrétaire de la gestion de bureau ou de formation administrative qu`il a reçu, y compris la formation sur le tas ou la formation en classe. Une secrétaire qui a fréquenté une école post-secondaire pour gagner un certificat ou un diplôme pourrait envisager les voies d`administration de son domaine de carrière. étude de la classe pourrait démontrer l`engagement futur de la secrétaire pour le rôle.