La façon dont vous informer un client que vous ne serez plus le servir peut faire ou défaire la réputation de votre entreprise. Les clients peuvent facilement exprimer leurs opinions de vous et votre entreprise sur Internet, même s`il a toujours été grossier ou exigeant, vous devez communiquer votre message sans être irrespectueux. Rédaction d`une lettre au client est la meilleure façon de briser les nouvelles parce que cela vous donne le temps de réfléchir à ce à dire et il enregistre le client à partir d`une scène publique embarrassante.
Adressez la lettre au client et à écrire que de la date d`aujourd`hui votre société ne sera plus en mesure de le servir. Utilisez un langage ferme simple, claire afin que le client comprend que cette décision est définitive et n`est pas ouvert à la négociation, l`argument ou de plaider.
Adresse de la raison pour laquelle vous avez pris cette décision en se concentrant sur les aspects positifs de la situation au lieu de les négatifs. Utilisez une raison générale plutôt que d`aller dans les détails. Par exemple, si vous laissez le feu à la clientèle parce qu`il est violent verbalement envers vos employés, ne pas écrire qu`il est grossier. Au lieu de cela, dire que votre entreprise ne sont pas en mesure d`accueillir ses besoins et qu`il serait mieux servi par une autre société. En réalité, le client est "Besoins" impliquer son attitude toujours arrogant, mais vous laissant penser que vous avez pris cette décision avec ses meilleurs intérêts à l`esprit.
Comme alternative, utiliser une raison plus spécifique de l`entreprise. Par exemple, vous pourriez dire au client que votre base de clients est en croissance si rapidement que vous n`êtes plus en mesure de fournir un service de qualité à tous vos clients et, par conséquent, vous devez laisser certains vont. Si vous avez besoin de lâcher un client exigeant qui prend trop de votre temps, dire que vous ne pouvez pas servir son temps a besoin pour répondre à ses attentes.
Offrir une orientation ou au moins meilleurs voeux. Vous pourriez, par exemple, donner au client une référence à une autre entreprise locale qui fournit un service semblable à la vôtre. Cela fonctionne particulièrement bien si vous coupez des clients parce que votre petite entreprise ne peut pas suivre la demande. Les clients seront plus compréhensifs si vous semblez prêt à les aider à trouver un remplacement. Si vous laissez un aller à la clientèle en raison de sa mauvaise attitude, cependant, ne le font pas référence à des concurrents comme ils ne devraient pas avoir à traiter avec lui non plus. Dans des cas comme ceux-ci, il suffit de fermer votre lettre en disant quelque chose comme "Je te souhaite le meilleur."
