Lorsque chargé dans le but d`organiser un service administratif, il est préférable de se concentrer sur les moyens les plus efficaces pour améliorer l`efficacité, réduire les déchets et maximiser les talents individuels des membres du personnel administratif. Alors que certains processus varient selon les besoins de la haute direction et la taille de votre bureau, vous pouvez mettre en œuvre des techniques de base pour avoir un fonctionnement plus souple et le bureau plus efficace.
Accroître l`efficacité. Mettre en œuvre une approche de performance centrée sur les activités. Organiser les tâches quotidiennes et hebdomadaires avec un accent sur la haute performance plutôt que la réalisation de longues listes de tâches.
Structure et intégrer les activités administratives les plus importantes de votre bureau parmi les cadres supérieurs. les cadres supérieurs des tâches avec la gestion des rapports de dépenses et d`offrir un soutien administratif à un ou plusieurs membres de la direction, plutôt que de l`ensemble du bureau.
Déléguer les tâches administratives, telles que l`ouverture du courrier, répondre au téléphone et en tapant, au personnel administratif d`entrée de gamme, y compris les assistants administratifs, les secrétaires et les stagiaires.
Consolider les activités qui ne bénéficient pas de toute l`organisation. Évitez les activités qui ne correspondent pas aux objectifs fixés par le personnel de direction. Par exemple, sur place la pratique de la planification des arrangements de voyage personnels de dernière minute ou déléguer la tâche à un membre du personnel de niveau inférieur qui peut pick-up et déposez des tâches sans affecter négativement le flux de travail.
Mettre en œuvre la volonté de la gestion du changement. Souvent, la réduction des effectifs est un élément nécessaire pour le changement dans un bureau administratif, surtout si un service administratif ne fonctionne pas de façon cohérente au profit de l`ensemble de l`organisation. Un bureau plein d`assistants exécutifs travaillant individuellement pour répondre aux exigences du personnel de direction, indépendamment des besoins organisationnels est un exemple.
